Datenschutz

Information, Datensicherheit, Auftragsbearbeitung und Datenpannen: was das revDSG von einem Schweizer KMU verlangt.

In welcher Form muss ein Auskunftsbegehren gestellt werden?
Ein Auskunftsbegehren muss schriftlich gestellt werden. Ist der Verantwortliche einverstanden, kann das Begehren auch mündlich mitgeteilt werden. Das Begehren kann zudem auf elektronischem Weg erfolgen.
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Welche Angaben muss die Meldung einer Datenpanne an den EDÖB enthalten?
Die Meldung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) muss die Art der Verletzung, soweit möglich Zeitpunkt und Dauer, die betroffenen Daten- und Personenkategorien mit ungefähren Anzahlen, die Folgen einschliesslich allfälliger Risiken, die getroffenen oder vorgesehenen Massnahmen sowie Name und Kontaktdaten einer Ansprechperson enthalten. Fehlen Angaben zunächst, sind sie so rasch als möglich nachzuliefern.
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Wann entfällt die Informationspflicht bei der Beschaffung von Personendaten?
Die Informationspflicht entfällt nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), wenn die betroffene Person die Informationen bereits hat, die Bearbeitung gesetzlich vorgesehen ist, der Verantwortliche als private Person gesetzlich zur Geheimhaltung verpflichtet ist oder die Voraussetzungen nach Artikel 27 erfüllt sind. Werden Daten nicht bei der betroffenen Person beschafft, entfällt sie zudem, wenn die Information nicht möglich ist oder einen unverhältnismässigen Aufwand erfordert.
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Muss ein KMU eine Datenschutzberaterin oder einen Datenschutzberater ernennen?
Nein. Private Verantwortliche können eine Datenschutzberaterin oder einen Datenschutzberater ernennen. Das Datenschutzgesetz (DSG) beschreibt die Aufgaben dieser Funktion und nennt Voraussetzungen, unter denen private Verantwortliche von einer Ausnahme nach Artikel 23 Absatz 4 Gebrauch machen können.
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Braucht es in der Schweiz immer eine Einwilligung, um Personendaten zu bearbeiten?
Nein. Nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz, DSG) ist eine Persönlichkeitsverletzung nicht widerrechtlich, wenn sie durch Einwilligung der betroffenen Person, durch ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder durch Gesetz gerechtfertigt ist. Das DSG nennt zudem mehrere Fälle, in denen ein überwiegendes Interesse des Verantwortlichen insbesondere in Betracht fällt.
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Müssen Datenbearbeitungen, die vor dem neuen Datenschutzgesetz begonnen haben, angepasst werden?
Nicht in jedem Fall. Für Datenbearbeitungen, die vor Inkrafttreten des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) begonnen wurden, sind die Artikel 7, 22 und 23 nicht anwendbar, wenn der Bearbeitungszweck unverändert bleibt und keine neuen Daten beschafft werden.
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Bis wann muss man Personen informieren, deren Daten man von Dritten erhalten hat?
Werden Personendaten nicht bei der betroffenen Person beschafft, informiert der Verantwortliche spätestens einen Monat, nachdem er die Daten erhalten hat. Gibt er die Personendaten vor Ablauf dieser Frist bekannt, informiert er die betroffene Person spätestens im Zeitpunkt der Bekanntgabe.
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Was muss das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten enthalten?
Das Datenschutzgesetz verlangt, dass Verantwortliche und Auftragsbearbeiter je ein Verzeichnis ihrer Bearbeitungstätigkeiten führen. Für Verantwortliche nennt das Gesetz Mindestangaben wie Identität, Bearbeitungszweck, Kategorien betroffener Personen und Personendaten, Empfängerinnen und Empfänger sowie, wenn möglich, Aufbewahrungsdauer, Datensicherheitsmassnahmen und bei Bekanntgabe ins Ausland den Staat und die Garantien.
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Kann eine Person die Herausgabe ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format verlangen?
Ja. Jede Person kann vom Verantwortlichen die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie ihm bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format verlangen, wenn der Verantwortliche die Daten automatisiert bearbeitet und die Daten mit Einwilligung oder in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags bearbeitet werden.
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Ist Videoüberwachung am Arbeitsplatz in der Schweiz erlaubt?
Videoüberwachung am Arbeitsplatz ist nach der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz nicht erlaubt, wenn sie das Verhalten der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz überwachen soll. Sind Überwachungs- oder Kontrollsysteme aus andern Gründen erforderlich, sind sie insbesondere so zu gestalten und anzuordnen, dass Gesundheit und Bewegungsfreiheit der Arbeitnehmer nicht beeinträchtigt werden.
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Schützt das revDSG auch Daten über Firmen und andere juristische Personen?
Nein. Das Bundesgesetz über den Datenschutz bezweckt den Schutz der Persönlichkeit und der Grundrechte von natürlichen Personen, über die Personendaten bearbeitet werden.
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Was bedeuten Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen?
Das Datenschutzgesetz verpflichtet den Verantwortlichen, Datenbearbeitungen technisch und organisatorisch so zu gestalten, dass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, und dies bereits ab der Planung zu berücksichtigen. Geeignete Voreinstellungen müssen zudem sicherstellen, dass Personendaten auf das für den Verwendungszweck nötige Mindestmass beschränkt bearbeitet werden, soweit die betroffene Person nicht etwas anderes bestimmt.
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Muss mein Unternehmen die Sicherheit der bearbeiteten Personendaten gewährleisten?
Ja. Der Verantwortliche und der Auftragsbearbeiter gewährleisten durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit. Die Massnahmen müssen es ermöglichen, Verletzungen der Datensicherheit zu vermeiden.
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Unter welchen Bedingungen dürfen Personendaten ins Ausland übermittelt werden?
Personendaten dürfen ins Ausland bekanntgegeben werden, wenn der Bundesrat für den betreffenden Staat oder das internationale Organ einen angemessenen Schutz festgestellt hat. Liegt kein solcher Entscheid vor, dürfen sie bekanntgegeben werden, wenn ein geeigneter Datenschutz durch die im Gesetz genannten Garantien gewährleistet wird.
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Ist eine Datenschutzerklärung für Unternehmen in der Schweiz Pflicht?
Unternehmen müssen nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz betroffene Personen angemessen über die Beschaffung von Personendaten informieren. Das Gesetz verlangt dabei bestimmte Mindestangaben; in der Praxis wird dies häufig über eine Datenschutzerklärung erfüllt, soweit damit die gesetzlich verlangten Informationen tatsächlich mitgeteilt werden.
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Kann eine Person verlangen, dass ihre Personendaten berichtigt oder gelöscht werden?
Ja. Die betroffene Person kann verlangen, dass unrichtige Personendaten berichtigt werden. Sie kann zudem im Rahmen von Klagen zum Schutz der Persönlichkeit insbesondere verlangen, dass Personendaten gelöscht oder vernichtet werden. Für die Berichtigung nennt das Gesetz zwei Ausnahmen; wenn sich weder Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt, kann ein Bestreitungsvermerk verlangt werden.
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Wann liegt eine Datenpanne im Sinne des Datenschutzgesetzes vor?
Eine Datenpanne liegt vor, wenn eine Verletzung der Sicherheit dazu führt, dass Personendaten unbeabsichtigt oder widerrechtlich verlorengehen, gelöscht, vernichtet oder verändert werden oder Unbefugten offengelegt oder zugänglich gemacht werden. Massgeblich ist also eine Verletzung der Datensicherheit mit Bezug zu Personendaten.
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Was ist der Unterschied zwischen Verantwortlichem und Auftragsbearbeiter?
Der Verantwortliche entscheidet allein oder zusammen mit anderen über den Zweck und die Mittel der Bearbeitung. Der Auftragsbearbeiter bearbeitet Personendaten dagegen im Auftrag des Verantwortlichen. Der Kernunterschied liegt also in der Entscheidungsbefugnis über Zweck und Mittel der Bearbeitung.
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Welche technischen und organisatorischen Massnahmen verlangt der Datenschutz?
Verlangt sind geeignete technische und organisatorische Massnahmen durch Verantwortliche und Auftragsbearbeiter, um Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere Zugriffs-, Zugangs- und Benutzerkontrollen, Schutz von Datenträgern und Speichern, sichere Bekanntgabe und Transport, Wiederherstellung, Systemsicherheit sowie Kontrollen zur Eingabe, Bekanntgabe und Erkennung von Verletzungen der Datensicherheit.
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Welche Mittel muss ein Unternehmen seinem Datenschutzberater zur Verfügung stellen?
Ein Unternehmen muss seiner Datenschutzberaterin oder seinem Datenschutzberater die notwendigen Ressourcen bereitstellen, Zugang zu den für die Aufgabenerfüllung benötigten Auskünften, Unterlagen, Verzeichnissen der Bearbeitungstätigkeiten und Personendaten gewähren sowie das Recht einräumen, in wichtigen Fällen das oberste Leitungs- oder Verwaltungsorgan zu informieren.
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Dürfen Daten mit Einwilligung in ein Land ohne angemessenen Datenschutz übermittelt werden?
Ja. Personendaten dürfen abweichend von den allgemeinen Regeln zur Auslandbekanntgabe ins Ausland bekanntgegeben werden, wenn die betroffene Person ausdrücklich in die Bekanntgabe eingewilligt hat. Zu prüfen ist insbesondere, dass die Einwilligung ausdrücklich die Bekanntgabe betrifft.
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Wie muss eine Datenschutzerklärung gestaltet sein?
Die Information über die Beschaffung von Personendaten muss in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form mitgeteilt werden. Maßgeblich ist damit vor allem die Art und Weise der Information: klar, nachvollziehbar und ohne unnötige Hürden zugänglich.
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Wann und wie schnell muss eine Datenpanne dem EDÖB gemeldet werden?
Eine Verletzung der Datensicherheit ist dem EDÖB so rasch als möglich zu melden, wenn sie voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Person führt. Die Meldung muss mindestens die Art der Verletzung, deren Folgen sowie die ergriffenen oder vorgesehenen Massnahmen enthalten.
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Müssen die Betroffenen über eine Datenpanne informiert werden?
Nicht immer. Die betroffene Person ist zu informieren, wenn dies zu ihrem Schutz erforderlich ist oder wenn der EDÖB es verlangt. Das Gesetz erlaubt aber unter bestimmten Voraussetzungen, die Information einzuschränken, aufzuschieben oder ganz darauf zu verzichten.
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Welche Auskünfte muss ein Unternehmen bei einem Auskunftsbegehren erteilen?
Ein Unternehmen muss auf Verlangen mitteilen, ob Personendaten bearbeitet werden, und der betroffenen Person die Informationen geben, die zur Wahrnehmung ihrer Rechte und für eine transparente Datenbearbeitung erforderlich sind. In jedem Fall gehören dazu insbesondere Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, die bearbeiteten Personendaten, Zweck, Aufbewahrungsdauer oder deren Kriterien, Herkunft, gegebenenfalls automatisierte Einzelentscheidung samt Logik sowie gegebenenfalls Empfängerinnen und Empfänger oder deren Kategorien.
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Wann darf ein Unternehmen die Auskunft verweigern oder einschränken?
Ein Unternehmen kann die Auskunft verweigern, einschränken oder aufschieben, wenn ein Gesetz im formellen Sinn dies vorsieht, wenn überwiegende Interessen Dritter es erfordern oder wenn das Gesuch offensichtlich unbegründet ist. Für private Verantwortliche kommen zusätzlich überwiegende eigene Interessen in Betracht, sofern die Personendaten nicht Dritten bekannt gegeben werden; Konzernunternehmen gelten dabei nicht als Dritte.
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Welche Massnahmen kann der EDÖB bei Datenschutzverstössen anordnen?
Bei einer Verletzung von Datenschutzvorschriften kann der EDÖB insbesondere verfügen, dass eine Bearbeitung angepasst, unterbrochen oder abgebrochen wird sowie Personendaten ganz oder teilweise gelöscht oder vernichtet werden. Zudem kann er weitere konkrete Anordnungen treffen, etwa zu Information, Folgenabschätzung, Konsultation, Auskunft und zur Bekanntgabe ins Ausland.
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Wer wird bei Datenschutzverstössen gebüsst: das Unternehmen oder die verantwortliche Person?
Grundsätzlich verweist das DSG bei Widerhandlungen in Geschäftsbetrieben auf die Regeln des Verwaltungsstrafrechts zu den strafbaren Personen. Nur unter einer besonderen Voraussetzung kann statt dieser Personen der Geschäftsbetrieb zur Bezahlung der Busse verurteilt werden: wenn höchstens 50 000 Franken in Betracht fallen und die Ermittlung der strafbaren Personen unverhältnismässige Untersuchungsmassnahmen erfordern würde.
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Gilt das Schweizer Datenschutzgesetz auch für mein Unternehmen?
Grundsätzlich ja, wenn in Ihrem Unternehmen Personendaten natürlicher Personen bearbeitet werden und Ihr Unternehmen als private Person handelt. Das Gesetz gilt nach Art. 2 Abs. 1 für die Bearbeitung solcher Daten durch private Personen sowie durch Bundesorgane; daneben nennt Art. 2 mehrere Ausnahmen und Sonderregeln, die im Einzelfall mitzuprüfen sind.
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Was gilt nach Schweizer Recht als Personendaten?
Nach dem DSG sind Personendaten alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Erfasst sind damit Informationen mit Bezug zu einer identifizierten Person oder zu einer Person, die identifiziert werden kann; das Gesetz nennt zudem besonders schützenswerte Personendaten als eigene Unterkategorie.
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Welche Personendaten gelten in der Schweiz als besonders schützenswert?
In der Schweiz gelten als besonders schützenswerte Personendaten insbesondere Angaben zu religiösen, weltanschaulichen, politischen oder gewerkschaftlichen Ansichten oder Tätigkeiten, zur Gesundheit, Intimsphäre, Rasse oder Ethnie, genetische und bestimmte biometrische Daten sowie Daten über Verfolgungen, Sanktionen und Massnahmen der sozialen Hilfe.
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Welche Grundsätze gelten, wenn ein Unternehmen Personendaten bearbeitet?
Personendaten müssen rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeitet werden. Sie dürfen nur für einen bestimmten, für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft und nur zweckvereinbar weiterbearbeitet werden. Zudem sind Richtigkeit, Löschung oder Vernichtung bzw. Anonymisierung sowie die Anforderungen an eine gültige Einwilligung zu beachten.
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Wie lange darf ein Unternehmen Personendaten von Kunden oder Mitarbeitenden aufbewahren?
Personendaten dürfen nicht einfach auf Vorrat aufbewahrt werden. Nach dem DSG sind sie zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Eine feste allgemeine Aufbewahrungsdauer ergibt sich daraus nicht; entscheidend ist der konkrete Bearbeitungszweck.
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Wann muss eine Einwilligung in die Datenbearbeitung ausdrücklich sein?
Eine Einwilligung muss ausdrücklich erfolgen, wenn besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet werden, wenn eine private Person ein Profiling mit hohem Risiko vornimmt oder wenn ein Bundesorgan Profiling durchführt. Gültig ist eine erforderliche Einwilligung zudem nur, wenn sie sich auf eine oder mehrere bestimmte Bearbeitungen bezieht, nach angemessener Information und freiwillig erteilt wird.
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Wann muss ein Unternehmen ein Bearbeitungsreglement erstellen?
Ein Unternehmen muss ein Reglement für automatisierte Bearbeitungen erstellen, wenn es als privater Verantwortlicher oder privater Auftragsbearbeiter besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang bearbeitet oder ein Profiling mit hohem Risiko durchführt. Das Reglement ist regelmässig zu aktualisieren.
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Unter welchen Voraussetzungen darf man Personendaten einem Auftragsbearbeiter übertragen?
Personendaten dürfen einem Auftragsbearbeiter übertragen werden, wenn die Bearbeitung vertraglich oder durch Gesetzgebung übertragen ist, der Auftragsbearbeiter die Daten nur so bearbeitet, wie der Verantwortliche selbst es tun dürfte, und keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht die Übertragung verbietet. Zudem muss sich der Verantwortliche insbesondere vergewissern, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleisten kann.
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Welche Angaben gehören zwingend in eine Datenschutzerklärung?
Zwingend mitzuteilen sind mindestens die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, der Bearbeitungszweck sowie gegebenenfalls die Empfängerinnen und Empfänger oder die Kategorien von Empfängerinnen und Empfängern. Werden Daten nicht bei der betroffenen Person beschafft oder ins Ausland bekanntgegeben, kommen weitere Pflichtangaben hinzu.
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Muss man Betroffene über eine automatisierte Einzelentscheidung informieren?
Ja. Der Verantwortliche muss die betroffene Person über eine Entscheidung informieren, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruht und für sie mit einer Rechtsfolge verbunden ist oder sie erheblich beeinträchtigt. Ausnahmen gelten insbesondere in den ausdrücklich genannten Fällen nach Art. 21 Abs. 3 DSG.
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Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich?
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist vorgängig erforderlich, wenn eine Bearbeitung ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Person mit sich bringen kann. Das hohe Risiko ergibt sich insbesondere aus Art, Umfang, Umständen und Zweck der Bearbeitung, namentlich bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten oder bei systematischer umfangreicher Überwachung öffentlicher Bereiche.
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Welche Inhalte muss eine Datenschutz-Folgenabschätzung aufweisen?
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung muss nach dem DSG drei Kernelemente enthalten: eine Beschreibung der geplanten Bearbeitung, eine Bewertung der Risiken für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Person sowie die Massnahmen zu deren Schutz. Sie ist vorgängig zu erstellen, wenn eine Bearbeitung ein hohes Risiko mit sich bringen kann.
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Wann muss man den EDÖB vor einer Datenbearbeitung konsultieren?
Der EDÖB ist vorgängig zu konsultieren, wenn die Datenschutz-Folgenabschätzung ergibt, dass die geplante Bearbeitung trotz der vorgesehenen Massnahmen noch ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Person zur Folge hat. Ein privater Verantwortlicher kann davon absehen, wenn die Datenschutzberaterin oder der Datenschutzberater nach Artikel 10 konsultiert wurde.
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Wer muss eine Datenpanne melden, wenn sie beim Auftragsbearbeiter passiert?
Passiert die Verletzung der Datensicherheit beim Auftragsbearbeiter, muss der Auftragsbearbeiter sie dem Verantwortlichen so rasch als möglich melden. Die Meldung an den EDÖB trifft danach den Verantwortlichen, wenn die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Person führt.
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Darf ein Unternehmen für eine Datenauskunft eine Kostenbeteiligung verlangen?
Ja, aber nur ausnahmsweise. Ist die Erteilung der Auskunft mit einem unverhältnismässigen Aufwand verbunden, kann der Verantwortliche eine angemessene Kostenbeteiligung verlangen. Diese beträgt maximal 300 Franken und muss vor der Auskunftserteilung mitgeteilt werden. Bestätigt die betroffene Person das Gesuch nicht innerhalb von zehn Tagen, gilt es als ohne Kostenfolge zurückgezogen.
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Wann kann der EDÖB eine Untersuchung gegen ein Unternehmen eröffnen?
Der EDÖB kann gegen eine private Person und damit auch gegen ein Unternehmen von Amtes wegen oder auf Anzeige hin eine Untersuchung eröffnen, wenn genügend Anzeichen bestehen, dass eine Datenbearbeitung gegen die Datenschutzvorschriften verstossen könnte. Bei geringfügiger Bedeutung kann er von der Eröffnung absehen.
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Welche Busse droht bei Verletzung der Informations- oder Auskunftspflicht?
Nach Art. 60 DSG droht privaten Personen eine Busse bis zu 250 000 Franken. Erfasst sind vorsätzlich falsche oder unvollständige Auskünfte sowie das vorsätzliche Unterlassen bestimmter Informations- und Auskunftspflichten; teils erfolgt die Bestrafung auf Antrag. Auch gegenüber dem EDÖB kann bei vorsätzlich falschen Auskünften oder verweigerter Mitwirkung eine Busse bis zu 250 000 Franken drohen.
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Welche Busse droht bei ungenügender Datensicherheit oder unzulässiger Auftragsbearbeitung?
Bei vorsätzlicher Verletzung bestimmter Sorgfaltspflichten droht privaten Personen auf Antrag eine Busse bis zu 250 000 Franken. Das betrifft namentlich die Übergabe der Datenbearbeitung an einen Auftragsbearbeiter ohne Erfüllung der Voraussetzungen nach Artikel 9 Absätze 1 und 2 sowie die Nichteinhaltung der Mindestanforderungen an die Datensicherheit nach Artikel 8 Absatz 3.
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