Datenschutzerklärung

Verantwortlicher. Für die in dieser Datenschutzerklarung beschriebenen Verarbeitungen ist der primare Verantwortliche Numezis SA, Lausanne, Schweiz.

Allgemeiner Datenschutzkontakt. privacy@numezis.com
Allgemeiner Geschaftskontakt. hello@numezis.com
Datenschutz-Eskalation. dpo@numezis.com oder die in einem anwendbaren Compliance- oder Procurement-Paket genannte Kontaktstelle.

Soweit für eine bestimmte Verarbeitung oder Jurisdiktion ein lokaler Vertreter, externer Datenschutzberater oder ein verbundenes Unternehmen relevant ist, kann Numezis zusätzliche Angaben in einem Vertrag, Hinweis oder regionalen Zusatz zur Verfügung stellen.

Diese Datenschutzerklarung gilt, wenn Numezis als Verantwortlicher personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unserer offentlichen Website, Veranstaltungen und Marketingprogrammen, Demos, Lead-Generierung, Kontoeröffnung, Abrechnungsadministration, Procurement- und Due-Diligence-Austausch, Supportkommunikation, Sicherheitsoperationen, Lieferantenmanagement und allgemeiner Geschaftsverwaltung verarbeitet.

Sie regelt nicht vorrangig Kundendaten, die Numezis innerhalb des gebuchten Dienstes im Auftrag eines Kunden verarbeitet, der selbst Verantwortlicher ist. Diese auftragsverarbeitungsbezogenen Tatigkeiten werden durch den anwendbaren Kundenvertrag und das Numezis DPA geregelt, auch wenn einzelne Erlauterungen in dieser Datenschutzerklarung zur Abgrenzung der Rollen beitragen können.

Numezis handelt als Verantwortlicher, wenn Numezis selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung für eigene Geschaftszwecke entscheidet, etwa bei Vertriebsbeziehungen, Rechnungsstellung, Kontoverwaltung, Compliance, Website-Sicherheit oder Produktkommunikation.

Numezis handelt als Auftragsverarbeiter oder vergleichbarer Dienstleister, wenn personenbezogene Daten, die ein Kunde in den Dienst einbringt, ausschliesslich auf dokumentierte Weisung dieses Kunden verarbeitet werden. In diesem Kontext bleibt der Kunde verantwortlich für eigene Datenschutzhinweise, Rechtsgrundlagen, Aufbewahrungsentscheidungen und regulatorische Bewertungen, und Numezis verarbeitet die Daten im Rahmen des DPA und des anwendbaren Vertrags.

Je nach Beziehung zu Numezis können wir Kategorien personenbezogener Daten erheben wie:

• Identitats- und Geschaftskontaktdaten, etwa Bezeichnung, Arbeitgeber, Funktion, geschaftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift und berufliche Profildaten.
• Konto- und Administrationsdaten, etwa Login-Identifikatoren, Kontoinhaberschaft, Abonnementdetails, Supportberechtigungen, Abrechnungskontakte und Kontopraferenzen.
• Kommerzielle und Abrechnungsdaten, etwa Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Zahlungsstatus, Steuerinformationen, Procurement-Unterlagen und Customer-Success-Historie.
• Technische und Nutzungsdaten, etwa IP-Adresse, Browser-Metadaten, Gerateinformationen, Logs, Cookies oder ahnliche Technologien sowie Sicherheits-Telemetrie im Zusammenhang mit Website-Besuchen oder der Nutzung von Diensten, bei denen Numezis Verantwortlicher ist.
• Kommunikations- und Supportdaten, etwa E-Mails, Meeting-Notizen, Gesprachszusammenfassungen, Supporttickets, Security-Follow-up-Informationen und sonstige Interaktionen mit unseren Teams.
• Compliance- und Due-Diligence-Daten, also Informationen, die verhaltnismassig erforderlich sind, um Sanktions-, Betrugs-, Geldwascherei-, Procurement- oder sonstige regulatorische Risiken zu prüfen, soweit einschlagig.

Numezis verarbeitet personenbezogene Daten etwa für den Betrieb der Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Verwaltung von Abonnements und Vertragen, die Rechnungsstellung, die Sicherheit der Systeme, Betrugspravention, Support, die Verbesserung des Dienstes, das Management von Geschaftsbeziehungen sowie die Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten.

Auf offentlichen Seiten und Authentifizierungsseiten nutzt Numezis Umami, ein cookieloses Tool zur Reichweitenmessung, das Numezis selbst auf eigener Infrastruktur in der Schweiz betreibt, um aggregierte Besuche, CTA-Klicks, Kontaktformular-Absendungen und Registrierungs-Funnel-Conversions zu verstehen. Es ist kein externer Analytics-Anbieter beteiligt und diese Messdaten verlassen die Infrastruktur von Numezis nicht. Offentliche Analytics-Ereignisse sind auf Nicht-PII-Eigenschaften wie Sprache, Seiten- oder CTA-Metadaten, Landercode, Kontaktkategorie und Quellseite begrenzt; sie durfen keine E-Mail-Adressen, Vor- oder Nachnamen, Firmennamen, Telefonnummern, Mandant ID, company ID, user ID oder freien Suchtext enthalten.

Je nach Kontext können sich unsere Rechtsgrundlagen stutzen auf: (i) Vertragserfullung oder vorvertragliche Massnahmen auf Anfrage der betroffenen Person; (ii) unsere berechtigten Interessen an einem verhaltnismassigen Betrieb, Schutz, Ausbau und Marketing unseres Geschafts; (iii) die Erfullung gesetzlicher Pflichten; und (iv) Einwilligung, soweit eine solche erforderlich oder ausdrucklich eingeholt wird, etwa für bestimmte Marketing- oder Cookie-bezogene Tatigkeiten.

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stutzen, bemuhen wir uns um eine Abwagung mit den Rechten und Erwartungen der betroffenen Personen und wenden zum Kontext passende Schutzmassnahmen an.

Numezis bewahrt personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist, vorbehaltlich vertraglicher, gesetzlicher, buchhalterischer, steuerlicher, sicherheitsbezogener und beweisrechtlicher Pflichten. Typische Aufbewahrungsgrundsatze sind:

• Interessenten- und Marketingdaten: für die Dauer der aktiven Vertriebsbeziehung und anschliessend für einen begrenzten Zeitraum, sofern nicht früher widerrufen wird oder ein Sperrdatensatz aufbewahrt werden muss.
• Kundenkonto- und Abrechnungsdaten: während der Abonnementlaufzeit und anschliessend für die nach Steuer-, Rechnungslegungs-, Vertrags- und Beweiszwecken erforderliche Dauer.
• Authentifizierungs-, Audit- und Sicherheitslogs: für einen rollierenden Zeitraum, der den Sicherheits-, Betrugsverhinderungs- und Compliance-Bedurfnissen entspricht.
• Supporthistorie: für den Zeitraum, der für Supporthistorie, Qualitatssicherung, Streitvermeidung und vertragliche Nachverfolgung erforderlich ist.
• Prozessorseitige Kundendaten: gemass den Anweisungen des Kunden, dem DPA und dem anwendbaren Vertrag.

Ist eine weitere Aufbewahrung nicht mehr erforderlich, löscht, anonymisiert oder archiviert Numezis die Daten sicher gemass internen Aufbewahrungs- und Informationssicherheitsstandards.

Numezis kann personenbezogene Daten an verbundene Unternehmen, Infrastruktur- und Hosting-Anbieter, Identitats- und Authentifizierungsanbieter, E-Mail- und Kommunikationsanbieter, Support- und Ticketing-Tools, Analysewerkzeuge, CRM- und Marketingsysteme, Zahlungs- oder Abrechnungsdienstleister, berufliche Berater, Auditoren, Versicherer und andere Dienstleister weitergeben, soweit diese die Daten zur Unterstützung legitimer Geschaftsablaufe benotigen.

Wir können personenbezogene Daten ausserdem offenlegen, wenn dies im Zusammenhang mit Rechtsanspruchen, Compliance-Pflichten, gerichtlichen Anordnungen, regulatorischen Anfragen, Betrugspravention, Unternehmenstransaktionen oder zum Schutz von Rechten, Sicherheit oder Eigentum erforderlich ist. Empfanger unterliegen, soweit angemessen, vertraglichen, gesetzlichen oder berufsrechtlichen Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten.

Numezis hat Sitz in der Schweiz und kann personenbezogene Daten in der Schweiz, im Europaischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Konigreich sowie in weiteren Staaten verarbeiten oder zuganglich machen, in denen Numezis, verbundene Unternehmen oder Dienstleister tatig sind. Soweit grenzuberschreitende Übermittlungen erfolgen, setzt Numezis einen anerkannten Übermittlungsmechanismus nach anwendbarem Datenschutzrecht ein, etwa einen Angemessenheitsbeschluss, die EU-Standardvertragsklauseln, das Schweizer Addendum, das UK-Addendum oder eine andere zugelassene Garantie.

Je nach Übermittlungskontext kann Numezis diese Garantien durch organisatorische, vertragliche und technische Massnahmen ergänzen, die die mit der Übermittlung verbundenen Risiken reduzieren sollen, unter Berucksichtigung der Datenart, des Ziellandes, des Zugriffsprofils und des relevanten Bedrohungsmodells.

Numezis verfolgt ein Defense-in-Depth-Sicherheitsprogramm zum Schutz von Vertraulichkeit, Integritat, Verfügbarkeit und Resilienz. Je nach Umgebung und Komponente können die Massnahmen Zugangskontrollen nach Least Privilege, Rollentrennung, starke Authentifizierung, Verschlusselung in der Übertragung, gegebenenfalls Verschlusselung im Ruhezustand, Logging, Monitoring, Alerting, Backups, Vulnerability Management, Patch-Management und Incident-Response-Prozesse umfassen.

Kein System kann als absolut sicher garantiert werden. Betroffene Personen sollten daher ebenfalls angemessene Sicherheitsmassnahmen beachten, insbesondere geschafltiche E-Mail-Konten schutzen, Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren, soweit verfügbar, und keine unnötig sensiblen Informationen über nicht freigegebene Kanale übermitteln.

Je nach anwendbarem Recht und Verarbeitungskontext haben Sie möglicherweise das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschrankung, Widerspruch, Datenubertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung oder auf andere gesetzliche Rechtsbehelfe. Diese Rechte sind nicht absolut und können eingeschrankt sein, wenn Numezis vorrangige gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen oder Erfordernisse der Sicherheit und Beweisfuhrung zu beachten hat.

Anfragen können an privacy@numezis.com gerichtet werden. Numezis kann Informationen anfordern, die erforderlich sind, um Identität und Umfang der Anfrage zu verifizieren. Handelt Numezis ausschliesslich als Auftragsverarbeiter für Kundendaten, können wir die Anfrage an den betreffenden Kunden weiterleiten oder mit diesem kooperieren, um eine angemessene Antwort zu ermoglichen.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden, können Sie sich auch an den Eidgenossischen Datenschutz- und Offentlichkeitsbeauftragten (EDOB) oder eine andere zustandige Aufsichtsbehorde in Ihrem Aufenthalts-, Arbeits- oder mutmasslichen Verletzungsstaat wenden.

Numezis kann diese Datenschutzerklarung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen rechtlicher Anforderungen, behordlicher Leitlinien, Geschaftspraktiken, Servicefunktionen oder Sicherheitskontrollen zu berucksichtigen. Das Datum der letzten Überarbeitung ist oben auf der Seite angegeben.

Ist eine Änderung wesentlich, kann Numezis zusätzlich per Website-Banner, E-Mail, In-Product-Hinweis oder über einen anderen zumutbaren Kanal informieren. Die fortgesetzte Interaktion mit Numezis nach Inkrafttreten einer aktualisierten Fassung bedeutet, dass diese für die entsprechenden controllerseitigen Verarbeitungstatigkeiten gilt, vorbehaltlich zwingender Rechte nach anwendbarem Recht.

Diese Datenschutzerklarung ist im Zusammenhang mit dem anwendbaren Datenschutzrecht zu lesen, einschliesslich soweit relevant des Schweizer Datenschutzgesetzes und der DSGVO. Nichts in dieser Datenschutzerklarung soll unverzichtbare Rechte von betroffenen Personen einschranken.

Betroffene Personen können sich zunachst an Numezis wenden, damit wir versuchen können, das Anliegen direkt zu losen. Sie können ausserdem Beschwerde beim Eidgenossischen Datenschutz- und Offentlichkeitsbeauftragten oder bei einer anderen zustandigen Aufsichtsbehorde einreichen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre Rechte verletzt wurden.