Der Leitfaden
Ratgeber: Personalwesen im Schweizer KMU, Schritt für Schritt
Personalführung in der Schweiz heisst: Obligationenrecht, Arbeitsgesetz, Sozialversicherungen und kantonales Recht unter einen Hut bringen. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was ein KMU mit 20 bis 150 Mitarbeitenden beherrschen muss und wie eine HR Software dabei hilft.
Welche HR Software passt zu einem KMU in der Schweiz?
Eine HR Software für Schweizer KMU muss zuerst das Schweizer Recht kennen: Ferien nach OR 329a, Überstunden nach OR 321c, Zeiterfassung nach ArG, Arbeitszeugnisse nach OR 330a. Ein ausländisches Werkzeug, das nachträglich angepasst wurde, überlässt diese Regeln dem Urteil der Anwender, und genau dort entstehen Fehler.
Das zweite Kriterium ist die Integration. In einem Betrieb mit 40 Personen führen oft dieselben zwei oder drei Personen Personalwesen, Lohn und Buchhaltung. Leben Absenzen in einem Tool, Stunden in einem anderen und der Lohn beim Treuhänder, beginnt jedes Monatsende mit Abschreiben. Numezis verbindet diese Schritte: Das Dossier speist den Lohn, bewilligte Stunden speisen den Lohn, der Lohn speist die Buchhaltung. Prüfen Sie zudem das Hosting in der Schweiz, die vom DSG geforderten Rollenrechte und die Möglichkeit, auf Deutsch, Französisch und Italienisch zu arbeiten.
Welche HR-Pflichten hat ein Arbeitgeber in der Schweiz?
Ab der ersten angestellten Person schliesst sich der Betrieb einer AHV-Ausgleichskasse an, einer Vorsorgeeinrichtung für Löhne über der BVG-Eintrittsschwelle und einem UVG-Versicherer. Er zieht die Beiträge ab, meldet und überweist sie fristgerecht, behält die Quellensteuer der betroffenen Mitarbeitenden ein und stellt jedes Jahr einen Lohnausweis aus.
Das Arbeitsrecht ergänzt eigene Regeln: Ein schriftlicher Vertrag ist empfehlenswert, die Mindestferien betragen vier Wochen (fünf bis 20 Jahre), Arbeitszeiten müssen erfasst und aufbewahrt, Überstunden ausgeglichen oder bezahlt werden. Lohnbelege bleiben zehn Jahre aufbewahrt. Numezis macht aus diesen Pflichten sichtbare Fristen im Compliance-Kalender und Kontrollen bei der Erfassung, sodass ein Versäumnis zum Signal wird statt zur späten Entdeckung.
Wie organisiert man das Personaldossier?
Das Personaldossier vereint alles, was das Arbeitsverhältnis begründet: Vertrag und Nachträge, Stellenbeschreibung, Aufenthaltsbewilligung, Bankverbindung, Versicherungsnachweise, Gespräche, Zeugnisse. In der Schweiz verlangt das DSG, nur Notwendiges aufzubewahren, den Zugriff auf die Personen zu beschränken, die ihn brauchen, und den Mitarbeitenden Einsicht in ihre eigenen Daten zu gewähren.
In Numezis hat jede Person ein einziges Dossier. Abgelegte Dokumente werden nach Typ geordnet, datiert und mit dem Wert verknüpft, den sie belegen: Der Nachtrag, der das Pensum auf 80 % senkt, ändert auch Lohn und Ferienanspruch. Vorgesetzte sehen nur ihr Team. Verlässt jemand den Betrieb, wird das Dossier archiviert, das Arbeitszeugnis vorbereitet und die Lohnbelege bleiben zehn Jahre aufbewahrt, wie es OR 958f verlangt.
Wie verbindet man HR, Arbeitszeit und Lohn?
Die meisten Lohnfehler entstehen zwischen zwei Tools: eine nicht übertragene Absenz, vergessene Überstunden, ein Pensumwechsel, der nach dem Abschluss ankommt. Die direkte Verbindung von HR, Zeit und Lohn schliesst diese Lücken.
In Numezis senken bewilligte Absenzen den Feriensaldo und, bei unbezahlten Absenzen, den Monatslohn. Bewilligte Stunden speisen die Überstundenabrechnung und den Lohn der Mitarbeitenden im Stundenlohn. Vertragsänderungen gelten ab dem Stichtag, anteilig berechnet, wenn er mitten in den Monat fällt. Der Agent bereitet den Lohnlauf aus diesen Daten vor, meldet, was sich gegenüber dem Vormonat geändert hat, und wartet auf Ihre Freigabe, bevor Lohnabrechnungen, Swissdec-ELM-Meldung und Zahlungsdatei entstehen.
HR intern führen oder an den Treuhänder auslagern?
Viele KMU geben den Lohn an ihren Treuhänder und behalten den Rest intern. Das Modell funktioniert, wenn die Informationen fliessen: Der Treuhänder braucht Absenzen, Stunden und Vertragsänderungen rechtzeitig, und das Unternehmen will sehen, was berechnet wurde.
Numezis ermöglicht beide Modelle. Ihr Treuhänder arbeitet im selben Arbeitsbereich, mit eigenen Zugriffsrechten, und bereitet den Lohn aus den Daten Ihrer Teams vor; Sie behalten die Übersicht und die letzte Freigabe. Führen Sie den Lohn intern, übernimmt der Agent die wiederkehrende Vorbereitung, und Ihr Treuhänder prüft. In beiden Fällen gilt: keine Dateien mehr per E-Mail, kein Abtippen, und jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.