Wann darf ein Unternehmen die Auskunft verweigern oder einschränken?

Ein Unternehmen als privater Verantwortlicher kann die Auskunft verweigern, einschränken oder aufschieben, wenn einer der allgemeinen Gründe vorliegt: wenn ein Gesetz im formellen Sinn dies vorsieht, namentlich zum Schutz eines Berufsgeheimnisses; wenn dies aufgrund überwiegender Interessen Dritter erforderlich ist; oder wenn das Auskunftsgesuch offensichtlich unbegründet ist, namentlich weil es einen datenschutzwidrigen Zweck verfolgt oder offensichtlich querulatorisch ist. Diese Gründe sind eigenständig. Zu prüfen ist daher insbesondere, ob tatsächlich eine gesetzliche Grundlage besteht, welche Drittinteressen konkret überwiegen sollen oder weshalb das Gesuch als offensichtlich unbegründet eingeordnet wird.^[1]

Zusätzlich nennt das Gesetz einen besonderen Fall für private Verantwortliche. Danach ist die Verweigerung, Einschränkung oder der Aufschub auch möglich, wenn überwiegende Interessen des Verantwortlichen die Massnahme erfordern und der Verantwortliche die Personendaten nicht Dritten bekannt gibt. Für Unternehmen ist dabei wichtig, dass Unternehmen, die zum selben Konzern gehören, nicht als Dritte im Sinne dieser Voraussetzung gelten. Wer sich auf diesen besonderen Fall stützt, sollte deshalb beide Bedingungen getrennt prüfen: erstens die überwiegenden eigenen Interessen und zweitens, ob eine Bekanntgabe an Dritte vorliegt oder gerade nicht vorliegt.^[1]

Wird die Auskunft verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben, muss der Verantwortliche angeben, weshalb dies geschieht. Die Begründungspflicht gehört damit zur Massnahme selbst. Zu verifizieren ist also nicht nur, ob ein gesetzlicher Grund vorliegt, sondern auch, ob der konkrete Grund gegenüber der betroffenen Person angegeben wird.^[1]

Diese Antwort fasst den zitierten Gesetzestext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor jedem Handeln die aktuell in Kraft stehende Bestimmung und jede spätere Änderung.^[1]