Der Leitfaden
Compliance-Leitfaden für Schweizer KMU
Compliance in einem Schweizer KMU ist mehr als MWST. Sie umfasst die Buchführung nach OR, die Sozialversicherungen, die Quellensteuer, die Aufbewahrung der Belege und die Revision. Hier steht, was Sie wissen müssen und wie Software wirklich hilft.
Was leistet eine Compliance Software für KMU in der Schweiz?
Eine Compliance Software für Schweizer KMU erinnert nicht nur an Termine. Sie wendet die Regeln in dem Moment an, in dem ein Beleg entsteht: Eine Rechnung ohne MWST-Nummer geht nicht raus, eine Buchung in einer abgerechneten Periode wird abgelehnt, eine Pflicht lässt sich ohne Nachweis nicht abschliessen. Der Unterschied zur Checkliste ist einfach: Die Liste hängt von der Disziplin aller ab, die Software funktioniert auch am Freitagabend vor Quartalsende.
Bei Numezis liegt diese Schicht zwischen dem KI-Agenten und Ihren Daten. Der Agent kann hundert Rechnungen vorbereiten oder einen ganzen Kontoauszug verbuchen, doch jede Buchung durchläuft dieselben codierten Schweizer Kontrollen. Das unterscheidet ein generisches KI-Werkzeug, das plausiblen Text erzeugt, von einer Unternehmenssoftware, die nach OR und MWSTG gültige Buchungen erzeugt.
Welche gesetzlichen Pflichten hat ein Schweizer KMU?
Ein typisches Unternehmen mit 20 bis 150 Mitarbeitenden erfüllt mindestens: die MWST-Abrechnung (quartalsweise bei effektiver Methode, halbjährlich beim Saldosteuersatz), Akontozahlungen und die jährliche Lohnmeldung an die AHV-Ausgleichskasse, BVG-Beiträge nach Reglement der Pensionskasse, die Unfallversicherung nach UVG, die monatliche Quellensteuer für betroffene Personen, die direkten Steuern von Kanton und Bund sowie die Jahresrechnung, die innert sechs Monaten zu genehmigen ist.
Dazu kommen die ordnungsgemässe Buchführung (Art. 957 ff. OR), die zehnjährige Aufbewahrung der Belege (Art. 958f OR), der Lohnausweis und je nach Grösse die eingeschränkte oder ordentliche Revision. Numezis erzeugt diese Pflichten aus 13 Schweizer Vorlagen gemäss Ihrem Profil: MWST-Methode, Kanton, Personalbestand und Geschäftsjahr.
Warum eine generische KI für Compliance nicht genügt
Ein allgemeiner Chatbot kann die Schweizer MWST erklären, manchmal korrekt. Er kann aber auch einen Satz erfinden, vergessen, dass der Normalsatz 2024 auf 8.1 % gestiegen ist, oder effektive Methode und Saldosteuersatz verwechseln. Bei einer Erklärung ist das ärgerlich; bei einer ausgestellten Rechnung oder einer verbuchten Position ist es eine mögliche Steuernachforderung.
Numezis trennt die Rollen. Der Agent versteht die Anfrage, findet die Belege und bereitet die Arbeit vor. Die Schweizer Regeln sind deterministische Funktionen: Satzermittlung nach Leistung und Datum, Transaktionsprüfung, Konsistenz der Abrechnung, Kontrolle der Pflichtangaben. Derselbe Fall ergibt immer dasselbe Ergebnis, und jede Blockierung nennt ihren Grund. Das Prinzip passt in einen Satz: Die Regeln leben im Code, nicht im Prompt.
Wie weist man nach, dass eine Pflicht erfüllt wurde?
Bei einer Kontrolle durch die ESTV, die AHV-Ausgleichskasse oder die kantonale Steuerverwaltung beweist ein Häkchen in einer Tabelle nichts. Entscheidend sind die Eingangsquittung der Behörde und der Zahlungsnachweis. Viele KMU bemerken einen Verzug erst bei der Mahnung, weil eine als erledigt markierte Aufgabe nur halb erledigt war.
Numezis wendet die Regel „Nachweis oder nichts“ an. Eine Pflicht gilt erst als eingereicht, wenn die Quittung der Behörde angehängt ist, und erst als bezahlt, wenn ein Bankbeleg existiert, zum Beispiel eine abgeglichene camt.054-Meldung. Solange ein Nachweis fehlt, bleibt die Pflicht als unvollständig sichtbar. Treuhänder erhalten so einen verlässlichen Überblick über alle Mandate, ohne jeden Kunden fragen zu müssen, ob die Abrechnung wirklich eingereicht wurde.
Compliance und Revision: die Prüfung vorbereiten
Eine Aktiengesellschaft oder GmbH unterliegt der ordentlichen Revision, sobald sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei Schwellen von Art. 727 OR überschreitet: Bilanzsumme von 20 Millionen Franken, Umsatzerlös von 40 Millionen Franken, 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt. Sonst gilt die eingeschränkte Revision, auf die kleine Gesellschaften mit höchstens zehn Vollzeitstellen mit Zustimmung aller Gesellschafter verzichten können.
In jedem Fall will die Revisionsstelle vollständige und unveränderte Bücher. Numezis sperrt abgeschlossene Perioden, verkettet Buchungen im Schweizer OR-Profil per Hash, bewahrt Belege zehn Jahre auf und gibt der Revisionsstelle Lesezugriff. Das Abschlussdossier enthält Vorabprüfungen, Abgrenzungen, Abschreibungen und den Anhang.