Der Leitfaden
Ratgeber: Projektrentabilität im Schweizer KMU steuern
Eine Projektmanagement Software zu wählen heisst nicht, ein Gantt-Diagramm zu wählen. Für ein Schweizer KMU, das Stunden verkauft, geht es ums Geld: zu wissen, was jeder Auftrag kostet, was er einbringt und was noch zu verrechnen ist. Diese Eckpunkte zählen.
Welche Projektmanagement Software passt zu einem Schweizer KMU?
Eine gute Projektmanagement Software für KMU in der Schweiz muss zuerst die Sprache der Buchhaltung sprechen. Klassische Aufgabenwerkzeuge planen gut, kennen aber weder Stundensätze noch MWST, QR-Rechnung oder den Schweizer Kontenrahmen. Die Folge: Stunden werden in eine Tabelle übertragen, dann in die Fakturierung, dann in die Buchhaltung, mit ebenso vielen Fehlerquellen.
Entscheidend sind deshalb die projektbezogene Zeit- und Spesenerfassung, die Freigabe durch die verantwortliche Person, die Rechnungsstellung direkt aus genehmigten Einträgen, der Soll-Ist-Vergleich des Budgets und die analytische Aufschlüsselung im Hauptbuch. Dazu kommen Datenhaltung in der Schweiz, Konformität mit dem DSG und Arbeiten auf Deutsch, Französisch und Italienisch. Numezis vereint diese Bausteine in einem System und kann auch neben bexio, Abacus oder Odoo laufen, ganz ohne Migration.
Wie berechnet man die Marge eines Projekts?
Die Projektmarge ergibt sich aus dem realisierten Umsatz abzüglich der Projektkosten. Die Kosten umfassen die Stunden zum vollen internen Kostensatz jeder Person, also Lohn, Sozialabgaben für AHV, BVG und UVG sowie einen Anteil Gemeinkosten, dazu direkte Spesen und Subunternehmer. Der Umsatz hängt von der gewählten Methode ab: nach Rechnung, nach Aufwand, nach Fertigstellungsgrad oder nach Meilensteinen.
Die aktuelle Marge ist nützlich, allein betrachtet aber trügerisch. Ein Projekt kann zur Halbzeit 12 % Marge zeigen und bei null enden, wenn die aufwendigste Phase noch bevorsteht. Darum berechnet Numezis auch die erwartete Marge bei Abschluss: angefallenes Ist plus geschätzter Restaufwand, verglichen mit dem verkauften Preis. Sinkt dieser Wert, bleibt noch Zeit für einen Nachtrag, eine Umverteilung im Team oder eine Anpassung des Umfangs mit dem Kunden.
Nach Aufwand oder Pauschale: welches Modell für Ihre Aufträge?
Nach Aufwand bezahlt der Kunde die effektiv geleisteten Stunden zum vereinbarten Satz; das Risiko einer Überschreitung trägt er, doch der Wert hängt an einer sauberen, genehmigten Zeiterfassung. Bei einer Pauschale steht der Preis im Voraus fest; jede zusätzliche Stunde schmälert Ihre Marge, weshalb der Soll-Ist-Vergleich unverzichtbar wird.
Viele Schweizer KMU kombinieren beides: Pauschale für die Konzeption, Aufwand für Änderungen während des Projekts. Ingenieur- und Architekturbüros gliedern ihre Honorare oft nach SIA-Phasen, Agenturen arbeiten mit Arbeitspaketen oder Meilensteinen. Eine passende Projektmanagement Software muss solche Mischmodelle im selben Auftrag abbilden, mit eigenen Sätzen und Verrechnungsregeln pro Phase und einer separaten Erfassung von Zusatzleistungen, die einen Nachtrag rechtfertigen.
Welche gesetzlichen Pflichten gelten für Projektzeit und Rechnungen?
Die Arbeitszeit muss erfasst werden: Das Arbeitsgesetz und ArGV 1 Art. 73 verlangen, dass tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie Pausen dokumentiert werden, ausser bei vereinbarten vereinfachten Regelungen unter bestimmten Bedingungen. Überstunden regelt OR Art. 321c. Eine projektbezogene, zeitgestempelte und genehmigte Zeiterfassung erfüllt gleichzeitig die Bedürfnisse der Verrechnung und die Aufzeichnungspflicht.
Für Rechnungen legt MWSTG Art. 26 die Pflichtangaben fest: Name und UID-MWST-Nummer des Leistungserbringers, Empfänger, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art der Leistung, Betrag und anwendbarer Steuersatz. Belege, auch jene weiterverrechneter Spesen, sind nach OR Art. 958f und MWSTG Art. 70 zehn Jahre aufzubewahren. Numezis prüft diese Angaben vor dem Versand und bewahrt jeden Beleg verknüpft mit Projekt, Rechnung und Buchung auf.
Wie unterstützt ein KI-Agent das Projektmanagement?
Im KMU verbringt die Projektleitung viel Zeit mit Administration: Zeiterfassungen einfordern, Rechnungen vorbereiten, der Geschäftsleitung eine Budgetabweichung erklären. Der KI-Agent von Numezis übernimmt diese Vorarbeit. Er meldet Mitarbeitende, die ihre Woche nicht erfasst haben, stellt genehmigte Einträge zu einer Rechnungsvorschau zusammen und schreibt eine verständliche Abweichungsnotiz.
Der Agent entscheidet nicht allein über das Wesentliche. Eine Rechnung, ein Nachtrag oder die Korrektur eines genehmigten Eintrags wartet auf die Freigabe einer berechtigten Person, gemäss den Regeln, die Sie festlegen. Jede Handlung wird protokolliert. Sie können den Agenten im Web, in Microsoft Teams, Slack, WhatsApp oder Telegram fragen: «Wie hoch ist die erwartete Marge im Projekt Lago?» liefert eine bezifferte Antwort auf Basis der Projektbuchungen.