Paiements et facturation

Échéances, paiements, factures électroniques et archivage : les règles qui encadrent l’encaissement et la facturation d’une PME suisse.

Une facture reçue en PDF permet-elle de déduire l'impôt préalable ?
Une facture reçue en PDF peut servir de pièce justificative électronique. Pour la transmission et la conservation de telles pièces, l’ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA) prévoit l’application des art. 957 à 958f du code des obligations et de l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de compte.
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Faut-il vérifier que le fournisseur est inscrit à la TVA avant de déduire l'impôt préalable ?
Non. Le destinataire de la prestation ne doit pas vérifier si la taxe sur la valeur ajoutée a été prélevée à juste titre. La déduction de l’impôt préalable est toutefois exclue s’il sait que la personne qui a répercuté la taxe sur la valeur ajoutée n’est pas immatriculée au registre des assujettis.
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Faut-il documenter par écrit l'organisation de sa comptabilité et de son archivage ?
Oui. Selon l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), l’organisation, les compétences, les modes de travail, les procédures et l’infrastructure utilisés pour la tenue et la conservation des livres sont consignés dans des instructions de travail, en fonction de la nature et de la taille de l’entreprise, afin que les livres et les pièces comptables puissent être compris.
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Peut-on envoyer une réquisition de poursuite par voie électronique ?
Oui. Les actes peuvent être transmis par voie électronique aux offices et aux autorités de surveillance. Ils doivent être munis d’une signature électronique qualifiée au sens de la loi sur la signature électronique. Le moment déterminant pour l’observation d’un délai est celui de l’accusé de réception confirmant que toutes les étapes nécessaires à la transmission ont été accomplies.
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Une société de recouvrement doit-elle facturer la TVA sur ses honoraires d'encaissement ?
Oui, lorsque l’activité consiste au recouvrement de créances sur mandat du créancier, il s’agit d’opérations d’encaissement imposables. Les opérations sur paiements, virements, créances d’argent, chèques et autres effets de commerce sont exclues du champ de l’impôt, mais le recouvrement de créances sur mandat du créancier est expressément imposable.
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Les archives comptables électroniques doivent-elles rester consultables à tout moment ?
Oui. Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables. Les moyens nécessaires à cette consultation doivent être mis à disposition, et une lecture sans instruments auxiliaires doit être offerte sur demande dans le cadre du droit de consultation.
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Un client peut-il exiger une quittance après avoir payé une facture ?
Oui. Le débiteur qui paie a le droit d’exiger une quittance. Si la dette est éteinte intégralement, il a aussi le droit d’exiger la remise ou l’annulation du titre. Si le paiement n’est pas intégral ou si le titre confère d’autres droits au créancier, il peut seulement exiger une quittance et la mention du paiement sur le titre.
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Un client peut-il payer en francs une facture libellée en euros ?
Oui, si la dette est exprimée en euros et que l’euro n’est pas la monnaie du pays du lieu de paiement, elle peut être acquittée en monnaie du pays au cours du jour de l’échéance. Cela vaut sauf si l’exécution littérale du contrat a été stipulée par les mots «valeur effective» ou par un complément analogue.
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Un fournisseur peut-il exiger d'être payé avant de livrer la marchandise ?
Oui, si le fournisseur est au bénéfice d’un terme d’après les clauses ou la nature du contrat. Sinon, celui qui poursuit l’exécution d’un contrat bilatéral doit avoir exécuté ou offrir d’exécuter sa propre obligation.
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Comment protéger les archives comptables électroniques contre les accès non autorisés ?
Les archives doivent être inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés, et ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.
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Si l'échéance d'une facture tombe un dimanche ou un jour férié, quand faut-il payer ?
L’échéance qui tombe sur un dimanche ou sur un autre jour reconnu férié par les lois en vigueur dans le lieu du paiement est reportée de plein droit au premier jour non férié qui suit. Les conventions contraires demeurent réservées.
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Que signifie une échéance de paiement fixée à la fin ou au milieu du mois ?
Selon le Code des obligations, un terme fixé à la fin d’un mois correspond au dernier jour du mois, et un terme fixé au milieu d’un mois correspond au quinze de ce mois. Le terme fixé au commencement d’un mois correspond au premier jour du mois.
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Un client peut-il déduire un escompte s'il paie une facture avant l'échéance ?
En principe, le débiteur peut exécuter son obligation avant l’échéance. Il n’a toutefois le droit de déduire un escompte que s’il y est autorisé par la convention ou l’usage. Le paiement anticipé, à lui seul, ne suffit donc pas pour retrancher un escompte.
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Quand un client paie sans préciser la facture, laquelle est réglée en premier ?
Sans déclaration valable du débiteur et si la quittance ne contient aucune imputation, le paiement s’impute d’abord sur la dette exigible. S’il existe plusieurs dettes exigibles, il s’impute sur celle qui a donné lieu aux premières poursuites; à défaut de poursuites, sur la dette échue la première. Si plusieurs dettes sont échues en même temps, l’imputation se fait proportionnellement. Si aucune dette n’est échue, l’imputation se fait sur celle qui présente le moins de garanties pour le créancier.
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Peut-on facturer des intérêts de retard sur des intérêts moratoires impayés ?
Non. Le Code des obligations prévoit que des intérêts ne peuvent être portés en compte pour cause de retard dans le paiement des intérêts moratoires. Pour les intérêts, arrérages ou une somme donnée, l’intérêt moratoire ne court qu’à partir du jour de la poursuite ou de la demande en justice.
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Où une facture doit-elle être payée si le contrat ne prévoit rien ?
Lorsqu’il s’agit d’une somme d’argent et qu’aucune stipulation contraire n’est prévue, le paiement s’opère dans le lieu où le créancier est domicilié à l’époque du paiement. Si l’exécution au domicile du créancier est notablement aggravée parce qu’il a changé de domicile depuis la naissance de l’obligation, l’exécution peut avoir lieu valablement à son domicile primitif.
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Comment calculer l'échéance d'un délai de paiement de 30 jours ou d'un mois ?
Pour un délai fixé par jours, le jour de départ n’est pas compté et l’échéance tombe le dernier jour du délai. Pour un délai fixé par mois, l’échéance tombe, dans le dernier mois, au jour qui porte le même quantième que le jour de départ; s’il n’existe pas, l’échéance tombe le dernier jour de ce mois. Ces règles valent aussi lorsque le délai court depuis une autre époque que la conclusion du contrat.
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Les frais de virement et de paiement facturés par une banque sont-ils soumis à la TVA ?
En principe, non, si ces frais rémunèrent des opérations sur les paiements ou les virements dans le domaine du marché monétaire et du marché des capitaux. La loi sur la TVA exclut du champ de l’impôt les opérations sur les paiements, virements, comptes courants, dépôts de fonds et créances d’argent, y compris leur négociation. En revanche, le recouvrement de créances sur mandat du créancier (opérations d’encaissement) est imposable.
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