Comment protéger les archives comptables électroniques contre les accès non autorisés ?
Les archives doivent être inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés, et ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.
L’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) prévoit que les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Pour des archives comptables électroniques, cela impose d’organiser les informations de manière suivie et de mettre en place une protection contre tout accès non autorisé. Il faut donc vérifier que l’archivage permet d’identifier les informations conservées et que des mesures de contrôle d’accès existent effectivement pour empêcher les consultations non autorisées.[1]
L’Olico prévoit aussi que les consultations et les accès sont enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données. En pratique, il faut vérifier que chaque consultation ou accès fait l’objet d’un enregistrement et que ces traces sont conservées selon les mêmes exigences que les archives elles-mêmes. La protection des archives ne porte donc pas seulement sur le blocage des accès non autorisés, mais aussi sur la tenue et la conservation des enregistrements relatifs aux consultations et aux accès.[1]
Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.[1]