Les archives comptables électroniques doivent-elles rester consultables à tout moment ?
Oui. Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables. Les moyens nécessaires à cette consultation doivent être mis à disposition, et une lecture sans instruments auxiliaires doit être offerte sur demande dans le cadre du droit de consultation.
L’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) prévoit une exigence de disponibilité pendant toute la durée de conservation. Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables. Pour des archives comptables électroniques, cela implique que l’organisation de la conservation permette effectivement cette consultation et cette vérification pendant toute cette période, pour les personnes qui disposent du droit de consultation.[1]
L’Olico prévoit aussi les moyens concrets nécessaires à l’exercice de ce droit de consultation. Le personnel, les appareils et les instruments auxiliaires sont mis à disposition en tant qu’ils sont nécessaires à la consultation et à la vérification. En outre, dans le cadre du droit de consultation, la possibilité doit être offerte, à la personne autorisée qui le demande, de rendre les livres lisibles sans l’aide d’instruments auxiliaires. Il convient donc de vérifier que les archives électroniques restent accessibles, vérifiables et convertibles en une forme lisible lorsque cela est demandé par une personne autorisée.[1]
Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.[1]