Faut-il documenter par écrit l'organisation de sa comptabilité et de son archivage ?

L’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) prévoit une documentation écrite de l’organisation de la tenue et de la conservation des livres. En fonction de la nature et de la taille de l’entreprise, doivent être consignés dans des instructions de travail l’organisation, les compétences, les modes de travail et les procédures, ainsi que l’infrastructure utilisée, y compris le matériel et les logiciels. Cette documentation doit permettre que les livres et les pièces comptables puissent être compris. Il convient donc de vérifier que les instructions de travail décrivent concrètement comment la comptabilité est tenue, comment les documents sont conservés et quels outils sont utilisés, avec un niveau de détail adapté à l’entreprise.^[1]

L’Olico prévoit aussi une exigence de mise à jour et de conservation de cette documentation. Les instructions de travail sont actualisées et conservées selon les même principes – et pour une période équivalente – que les livres qu’elles ont servi à établir. Il faut donc vérifier non seulement l’existence d’instructions de travail, mais aussi leur actualisation lorsque l’organisation, les procédures, les compétences ou l’infrastructure changent. Il faut également les archiver selon les mêmes principes que les livres concernés et pendant une durée équivalente à celle applicable à ces livres.^[1]

Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.^[1]