Pagamenti e fatturazione

Scadenze, pagamenti, fatture elettroniche e archiviazione: le regole che disciplinano incassi e fatturazione di una PMI svizzera.

Una fattura ricevuta in PDF permette di dedurre l'imposta precedente?
Sì, una fattura ricevuta in PDF rientra tra i giustificativi in forma non cartacea. La sua trasmissione e conservazione sono rette dagli articoli 957–958f del Codice delle obbligazioni e dall’ordinanza sui libri di commercio. Occorre quindi verificare che il PDF sia gestito e archiviato secondo tali regole.
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Bisogna verificare che il fornitore sia iscritto all'IVA prima di dedurre l'imposta precedente?
No. Il destinatario della prestazione non è tenuto a verificare se l’imposta sul valore aggiunto sia stata riscossa a ragione. La deduzione dell’imposta precedente è tuttavia esclusa se sa che la persona che ha trasferito l’imposta sul valore aggiunto non è iscritta quale contribuente.
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Come proteggere gli archivi contabili elettronici dagli accessi non autorizzati?
L’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc) prevede che le informazioni siano inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Prevede inoltre che gli accessi e le consultazioni siano registrati e che tali registrazioni siano conservate con lo stesso obbligo applicabile ai supporti di dati.
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Bisogna documentare per iscritto l'organizzazione della contabilità e dell'archiviazione?
Sì. L’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc) prevede che, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, nonché l’infrastruttura applicata per tenere e conservare i libri di commercio, devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro, in modo da permettere la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.
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Gli archivi contabili elettronici devono restare consultabili in ogni momento?
Sì. L’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc) prevede che i libri di commercio e i documenti contabili siano conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.
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Un cliente può esigere una quietanza dopo aver pagato una fattura?
Sì. Il debitore che fa un pagamento ha diritto di chiedere una quietanza. Se paga l’intero debito, ha anche diritto alla restituzione o all’annullamento del titolo di credito; se il pagamento non è integrale, può pretendere che il pagamento sia menzionato sul titolo stesso, oltre alla quietanza.
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Un cliente può pagare in franchi una fattura emessa in euro?
Sì, se il debito è espresso in una moneta che non è moneta del Paese nel luogo di pagamento, il pagamento potrà farsi in moneta del Paese al corso del giorno della scadenza. Se invece è stato stipulato l’adempimento letterale con la parola «effettiva» o con altra simile aggiunta, il debito deve essere pagato nella moneta in cui è stato contratto.
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Un fornitore può esigere di essere pagato prima di consegnare la merce?
In un contratto bilaterale, chi chiede l’adempimento deve avere già adempiuto la propria prestazione oppure offrirsi di adempierla. Fa eccezione il caso in cui, per il tenore o per la natura del contratto, la sua prestazione sia dovuta soltanto più tardi.
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Se la scadenza di una fattura cade di domenica o in un giorno festivo, quando si paga?
Se il momento dell’adempimento o l’ultimo giorno del termine cade di domenica o in un altro giorno ufficialmente riconosciuto come festivo nel luogo dell’adempimento, il termine si protrae al prossimo giorno feriale. Resta riservata ogni diversa pattuizione.
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Che cosa significa una scadenza di pagamento fissata a fine o metà mese?
Se l’adempimento è fissato per la fine di un mese, deve aver luogo l’ultimo giorno del mese. Se è fissato per la metà di un mese, deve aver luogo il quindici di quel mese. Se è fissato per principio di un mese, deve aver luogo il primo giorno del mese.
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Una società d'incasso deve fatturare l'IVA sui suoi onorari di incasso?
Sì, se gli onorari riguardano il ricupero di crediti su ordine del creditore (operazioni d’incasso). La legge sull’imposta sul valore aggiunto qualifica queste operazioni come imponibili, anche se altre operazioni nel settore dei pagamenti e dei crediti pecuniari sono escluse dall’imposta.
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Un cliente può dedurre uno sconto se paga una fattura prima della scadenza?
In generale no. Il debitore può pagare anche prima della scadenza, salvo diversa volontà delle parti risultante dal contratto, dalla sua natura o dalle circostanze; però non ha diritto di dedurre uno sconto, se ciò non è consentito dalla convenzione o dall’uso.
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Se un cliente paga senza indicare la fattura, quale viene saldata per prima?
Se non esiste una valida dichiarazione sul debito estinto e la quietanza non indica quale debito è stato pagato, il pagamento è imputato al debito scaduto; fra più debiti scaduti, a quello per cui prima si procedette contro il debitore e, se non si procedette, al debito scaduto prima. Se più debiti sono scaduti contemporaneamente, l’imputazione si fa in proporzione. Se nessun debito è scaduto, il pagamento è imputato a quello che presenta per il creditore minori garanzie.
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Si possono fatturare interessi di mora su interessi moratori non pagati?
No. Il Codice delle obbligazioni prevede che non si possono pretendere interessi per ritardo nel pagamento degli interessi moratori. Per altri interessi o rendite, gli interessi moratori decorrono dal giorno dell’esecuzione o della domanda giudiziale.
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Dove va pagata una fattura se il contratto non prevede nulla?
Per i debiti pecuniari, il Codice delle obbligazioni stabilisce che, in difetto d’altra disposizione, il pagamento deve farsi nel luogo in cui è domiciliato il creditore all’epoca della scadenza. Se il creditore ha cambiato domicilio dopo la nascita dell’obbligazione e ciò rende molto più gravoso l’adempimento, il debitore ha diritto di adempiere al domicilio primitivo del creditore.
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Si può inviare una domanda d'esecuzione per via elettronica?
Sì. La Legge federale sulla esecuzione e sul fallimento (LEF) prevede che un atto scritto può essere trasmesso per via elettronica agli uffici di esecuzione, agli uffici dei fallimenti e alle autorità di vigilanza, se è munito di una firma elettronica qualificata secondo la legge sulla firma elettronica.
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Come si calcola la scadenza di un termine di pagamento di 30 giorni o di un mese?
Se il termine è fissato a giorni, la scadenza cade l’ultimo giorno del termine senza contare il giorno iniziale. Se il termine è fissato a mesi, cade nel giorno dell’ultimo mese che ha lo stesso numero del giorno iniziale; se quel numero manca, cade l’ultimo giorno del mese. Se il pagamento deve avvenire entro un certo termine, deve avvenire prima della sua scadenza.
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Le spese di bonifico e di pagamento fatturate da una banca sono soggette all'IVA?
In linea di principio no, se si tratta di operazioni relative ai pagamenti, alle girate, ai conti correnti o al deposito di fondi nel settore del mercato monetario e dei capitali. La Legge federale concernente l'imposta sul valore aggiunto (Legge sull'IVA, LIVA) le include tra le prestazioni escluse dall’imposta. Restano però imponibili le operazioni d’incasso su ordine del creditore.
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