La guida
Guida: governare la redditività dei progetti in una PMI svizzera
Scegliere un software di gestione progetti non significa scegliere un diagramma di Gantt. Per una PMI svizzera che vende ore la posta in gioco è finanziaria: sapere quanto costa ogni mandato, quanto rende e che cosa resta da fatturare. Ecco i punti di riferimento che contano.
Quale software di gestione progetti scegliere per una PMI svizzera?
Un buon software di gestione progetti per una PMI svizzera deve anzitutto parlare la lingua della contabilità. Gli strumenti classici di gestione delle attività pianificano bene, ma ignorano tariffe orarie, IVA, QR-fattura e piano contabile svizzero. Risultato: le ore vengono ricopiate in un foglio di calcolo, poi nella fatturazione, poi in contabilità, con altrettante occasioni di errore.
I criteri decisivi sono quindi la registrazione di tempo e spese collegata al progetto, l’approvazione da parte del responsabile, la fatturazione diretta dalle registrazioni approvate, il confronto tra budget e consuntivo e la ripartizione analitica nel libro mastro. Aggiungete l’hosting dei dati in Svizzera, la conformità alla LPD e la possibilità di lavorare in italiano, francese e tedesco. Numezis riunisce questi elementi in un solo sistema e può anche funzionare accanto a bexio, Abacus od Odoo, senza migrazione.
Come si calcola il margine di un progetto?
Il margine di un progetto si ottiene sottraendo il costo del progetto dai ricavi riconosciuti. Il costo comprende le ore valorizzate al costo interno completo di ogni collaboratore, cioè salario, oneri sociali AVS, LPP e LAINF e quota di spese generali, più le spese dirette e i subappaltatori. I ricavi dipendono dal metodo scelto: al fatturato, a consuntivo, per stato di avanzamento o per traguardi.
Il margine a oggi è utile, ma ingannevole se letto da solo. Un progetto può mostrare il 12 % di margine a metà strada e chiudere a zero se la fase più pesante deve ancora arrivare. Per questo Numezis calcola anche il margine previsto a finire: consuntivo sostenuto più lavoro residuo stimato, confrontato con il prezzo venduto. Quando questo indicatore scende, c’è ancora tempo per negoziare un’aggiunta, riassegnare il team o rivedere il perimetro con il cliente.
A regia o a forfait: quale modello per i vostri mandati?
A regia il cliente paga le ore effettivamente lavorate alla tariffa concordata; il rischio di sforamento è suo, ma il valore dipende da una registrazione del tempo rigorosa e approvata. A forfait il prezzo è fissato in anticipo; ogni ora in più riduce il vostro margine, il che rende indispensabile il confronto tra budget e consuntivo.
Molte PMI svizzere combinano i due modelli: forfait per la progettazione, regia per le modifiche richieste strada facendo. Gli studi di ingegneria e di architettura strutturano spesso gli onorari secondo le fasi SIA, mentre le agenzie lavorano per lotti o traguardi. Un software di gestione progetti adatto deve accettare questi modelli misti nello stesso mandato, con tariffe e regole di fatturazione proprie per fase e un monitoraggio separato del lavoro fuori perimetro che giustifica un’aggiunta.
Quali obblighi legali per il tempo e le fatture di progetto?
Il tempo di lavoro deve essere registrato: la legge sul lavoro e OLL 1 art. 73 impongono di documentare la durata del lavoro giornaliera e settimanale e le pause, salvo regimi semplificati concordati a determinate condizioni. Le ore supplementari sono disciplinate da CO art. 321c. Una registrazione del tempo per progetto, con data e ora e approvata, risponde sia alle esigenze di fatturazione sia agli obblighi di registrazione.
Per le fatture, LIVA art. 26 stabilisce le indicazioni richieste: nome e numero IDI IVA del fornitore, destinatario, data o periodo della prestazione, genere della prestazione, importo e aliquota IVA applicabile. I documenti, compresi i giustificativi delle spese rifatturate, si conservano dieci anni secondo CO art. 958f e LIVA art. 70. Numezis controlla queste indicazioni prima dell’emissione e conserva ogni documento collegato al suo progetto, alla sua fattura e alla sua registrazione.
Come aiuta un agente IA nella gestione dei progetti?
In una PMI il capoprogetto dedica una parte importante del suo tempo a compiti amministrativi: sollecitare i rapporti ore, preparare le fatture, spiegare alla direzione uno scostamento di budget. L’agente IA di Numezis si occupa di questo lavoro preparatorio. Segnala i collaboratori che non hanno registrato la settimana, raccoglie le registrazioni approvate in un’anteprima di fattura e redige una nota di scostamento chiara.
L’agente non decide da solo ciò che conta. Una fattura, un’aggiunta contrattuale o la correzione di una registrazione approvata attende l’approvazione di una persona autorizzata, secondo le regole che definite. Ogni azione è tracciata. Potete interrogare l’agente dal web, da Microsoft Teams, Slack, WhatsApp o Telegram: «Qual è il margine previsto del progetto Lago?» ottiene una risposta in cifre, basata sulle registrazioni del progetto.