Bisogna documentare per iscritto l'organizzazione della contabilità e dell'archiviazione?

L’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc) stabilisce che, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, nonché l’infrastruttura applicata per tenere e conservare i libri di commercio. L’infrastruttura comprende macchinari e programmi informatici. La documentazione deve essere redatta in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili. Ne consegue che la documentazione scritta non riguarda soltanto l’archiviazione in senso stretto, ma anche il modo in cui la contabilità è organizzata e gestita, nella misura richiesta dalla natura e dall’estensione dell’azienda.^[1]

La stessa Olc prevede inoltre che le istruzioni di lavoro siano aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni. Occorre quindi verificare che la documentazione interna descriva in modo comprensibile chi fa cosa, con quali procedure e con quali strumenti, e che questa documentazione resti allineata alla pratica effettiva dell’azienda. Occorre anche verificare che la conservazione delle istruzioni di lavoro segua le medesime regole applicabili ai libri di commercio cui si riferiscono, così da mantenere nel tempo la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.^[1]

Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni successiva modifica.^[1]