Come proteggere gli archivi contabili elettronici dagli accessi non autorizzati?

L’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc) stabilisce due misure centrali per l’archivio elettronico contabile. Da un lato, le informazioni sono inventariate sistematicamente; dall’altro, sono protette da accessi non autorizzati. In pratica, la protezione dell’archivio richiede che i contenuti archiviati siano organizzati in modo sistematico e che l’accesso sia limitato alle persone autorizzate. Occorre quindi verificare che l’archivio permetta di identificare le informazioni conservate e che esistano misure effettive per impedire consultazioni o accessi non autorizzati.^[1]

La Olc prevede inoltre che gli accessi e le consultazioni siano registrati. Questo significa che l’uso dell’archivio deve lasciare una traccia documentata, così da poter ricostruire chi ha avuto accesso o ha consultato le informazioni archiviate. Le registrazioni degli accessi e delle consultazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati. Occorre quindi verificare non solo la protezione tecnica o organizzativa dell’archivio, ma anche l’esistenza di un sistema di registrazione degli accessi e la conservazione di tali registrazioni secondo il medesimo obbligo applicabile ai supporti di dati.^[1]

Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni successiva modifica.^[1]