Gli archivi contabili elettronici devono restare consultabili in ogni momento?
Sì. L’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc) prevede che i libri di commercio e i documenti contabili siano conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.
L’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc) stabilisce che i libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione. Per archivi contabili elettronici, questo significa che la conservazione deve garantire una consultazione e una verifica effettive durante tutto il periodo di conservazione, non soltanto una mera esistenza tecnica dei dati. Occorre quindi verificare che l’archivio resti accessibile e verificabile per la persona autorizzata per tutta la durata richiesta dalla conservazione.[1]
La Olc prevede inoltre che, se necessario per la consultazione e la verifica, siano messi a disposizione il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari. Nel quadro del diritto di consultazione, la persona autorizzata che lo chieda deve poter leggere i libri di commercio anche senza mezzi ausiliari. In pratica, va verificato che l’organizzazione della conservazione permetta non solo l’accesso ai dati, ma anche la loro lettura e il loro controllo in condizioni utilizzabili dalla persona autorizzata, compreso il supporto necessario quando la consultazione o la verifica lo richiedono.[1]
Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni modifica successiva.[1]