Dürfen Spesen pauschal statt effektiv vergütet werden?
Ja, eine pauschale Spesenvergütung ist möglich, wenn sie schriftlich vereinbart ist oder sich aus Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag ergibt und wenn damit alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden. Unzulässig sind Abreden, wonach notwendige Auslagen ganz oder teilweise selbst getragen werden müssen.
Grundsätzlich sind notwendige Auslagen zu ersetzen. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen; bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten gehören auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen dazu. Das Gesetz verlangt also nicht nur Ersatz einzelner effektiv belegter Kosten, sondern stellt zuerst darauf ab, dass notwendige Auslagen gedeckt werden müssen.[1]
Eine Pauschale ist ausdrücklich vorgesehen, aber nur unter Bedingungen. Als Auslagenersatz kann durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag eine feste Entschädigung festgesetzt werden, etwa ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung. Diese feste Entschädigung ist jedoch nur zulässig, wenn dadurch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden. Eine Pauschale darf also den Ersatz notwendiger Auslagen nicht verkürzen.[1]
Nicht zulässig sind Vereinbarungen, nach denen notwendige Auslagen ganz oder teilweise selbst getragen werden sollen. Für die praktische Prüfung ist deshalb entscheidend, ob die vorgesehene Pauschale tatsächlich sämtliche notwendigen Auslagen abdeckt und ob die Formvorgaben eingehalten sind. Wenn das nicht klar ist, sollte die genaue Regelung im Vertrag, im Normalarbeitsvertrag oder im Gesamtarbeitsvertrag anhand der geltenden Bestimmung überprüft werden.[1]
Diese Antwort fasst den zitierten Gesetzestext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor weiterem Handeln die aktuell in Kraft stehende Bestimmung und jede spätere Änderung, bevor Sie sich darauf verlassen.[1]