Les frais peuvent-ils être remboursés par une indemnité forfaitaire ?
Oui, un remboursement sous forme d’indemnité fixe est possible si un accord écrit, un contrat-type de travail ou une convention collective le prévoit, et seulement à la condition que cette indemnité couvre tous les frais nécessaires. En revanche, un accord qui laisse au travailleur tout ou partie de ces frais nécessaires est nul.
Le principe est que l’employeur rembourse tous les frais imposés par l’exécution du travail. Lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires pour son entretien doivent aussi être remboursées. Le texte admet ensuite une autre modalité: les frais engagés par le travailleur peuvent être remboursés sous forme d’une indemnité fixe, par exemple une indemnité journalière ou une indemnité hebdomadaire ou mensuelle forfaitaire. Cette possibilité n’est donc pas générale sans condition: elle doit reposer sur un accord écrit, un contrat-type de travail ou une convention collective.[1]
La condition décisive est que l’indemnité fixe couvre tous les frais nécessaires. Autrement dit, le forfait n’est admissible que s’il remplace effectivement le remboursement des frais nécessaires imposés par le travail. Le texte précise aussi une limite importante: les accords selon lesquels le travailleur supporte lui-même tout ou partie de ses frais nécessaires sont nuls. Avant de retenir un forfait, il faut donc vérifier concrètement que la base prévue existe bien (accord écrit, contrat-type de travail ou convention collective) et que le montant couvre l’ensemble des frais nécessaires visés par la règle.[1]
Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.[1]