Peut-on migrer ses archives comptables vers un nouveau logiciel ou un nouveau support ?
Oui, le format des données peut être modifié et les données peuvent être transférées sur d’autres supports d’information, à condition de garantir que les informations restent complètes et exactes et que leur disponibilité et leur lisibilité continuent de satisfaire aux exigences légales. Le transfert doit aussi faire l’objet d’un procès-verbal conservé avec les informations.
Oui. Le texte cité prévoit expressément que le format des données peut être modifié et que les données peuvent être transférées sur d’autres supports d’information. Cette migration n’est toutefois admise que si deux conditions sont garanties en même temps: d’une part, les informations doivent rester complètes et exactes; d’autre part, leur disponibilité et leur lisibilité doivent continuer de satisfaire aux exigences légales. Autrement dit, changer de logiciel, de format ou de support n’est pas exclu en soi, mais la migration ne doit ni altérer le contenu ni rendre les archives moins accessibles ou moins lisibles au regard des exigences applicables.[1]
Le même texte impose aussi un cadre de contrôle. L’intégrité et la lisibilité des supports d’information doivent être régulièrement contrôlées. En pratique, avant d’agir, il faut donc vérifier avec prudence que le nouveau logiciel ou le nouveau support permet toujours de conserver des informations intactes, lisibles et disponibles, et que ces qualités pourront encore être contrôlées après le transfert. En outre, le transfert des données d’un support d’information à un autre doit faire l’objet d’un procès-verbal, et ce procès-verbal doit être conservé avec les informations. Ce point documentaire fait partie des conditions à respecter lors d’une migration.[1]
Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.[1]