Si possono migrare gli archivi contabili verso un nuovo software o un nuovo supporto?
Sì. I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione, purché restino completi ed esatti e la disponibilità e la leggibilità continuino a soddisfare le esigenze legali. Inoltre, l’integrità e la leggibilità dei supporti devono essere esaminate regolarmente e la migrazione da un supporto a un altro va iscritta a verbale, conservando il verbale assieme alle informazioni.
La migrazione è ammessa: i dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione. Questa possibilità però è subordinata a condizioni precise. Deve essere garantito che le informazioni rimangano complete ed esatte e che la disponibilità e la leggibilità continuino a soddisfare le esigenze legali. In pratica, prima e durante il passaggio a un nuovo software o a un nuovo supporto occorre verificare che il contenuto non perda elementi, non venga alterato e resti consultabile in modo conforme ai requisiti applicabili.[1]
La regola non si limita al momento del trasferimento. L’integrità e la leggibilità dei supporti d’informazione devono essere esaminate regolarmente. Inoltre, quando vi è una migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro, questa operazione deve essere iscritta a verbale. Il verbale non è separato dalla conservazione dei dati: va conservato assieme alle informazioni. Conviene quindi controllare sia la qualità del risultato della migrazione sia l’esistenza di una documentazione che permetta di ricostruire il trasferimento effettuato.[1]
Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni successiva modifica.[1]