Dürfen archivierte Buchhaltungsdaten auf eine neue Software oder einen neuen Datenträger migriert werden?
Ja. Archivierte Buchhaltungsdaten dürfen in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen werden, wenn Vollständigkeit und Richtigkeit erhalten bleiben und Verfügbarkeit sowie Lesbarkeit weiterhin den gesetzlichen Anforderungen genügen. Die Übertragung ist zu protokollieren, und dieses Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.
Die zitierte Vorschrift erlaubt eine Datenmigration ausdrücklich: Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen werden. Das deckt sowohl einen Wechsel des Datenträgers als auch einen Wechsel des Formats ab, soweit die archivierten Informationen danach weiterhin den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Entscheidend ist nicht der technische Wechsel an sich, sondern dass bei der Migration die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben.[1]
Zusätzlich verlangt die Vorschrift, dass die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit auch nach der Migration weiterhin genügen. Damit ist eine Migration nur dann sicher im Sinn der Regel, wenn die archivierten Daten nach dem Umzug weiterhin zugänglich und lesbar bleiben. Ausserdem sind Informationsträger regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen. Vor einer Umstellung sollte daher sorgfältig überprüft werden, ob das neue System oder der neue Datenträger diese Anforderungen tatsächlich erfüllt.[1]
Wichtig ist auch die Dokumentation: Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren. Dieses Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren. Für eine vorsichtige Umsetzung heisst das: Nicht nur die Daten selbst, sondern auch der Nachweis der Übertragung muss erhalten bleiben. Ohne diese Protokollierung ist die in der Vorschrift genannte Bedingung für die Übertragung nicht vollständig umgesetzt.[1]
Diese Antwort fasst den zitierten Rechtstext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Bitte prüfen Sie vor jedem Handeln die aktuell geltende Bestimmung und allfällige spätere Änderungen, bevor Sie sich darauf verlassen.[1]