Peut-on conserver les pièces comptables uniquement sous forme numérique, sans les originaux papier ?
Oui, les pièces comptables peuvent être conservées sur support électronique au lieu du papier, à condition que le lien avec les transactions et les autres faits concernés soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances. En revanche, un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision doit être conservé.
Le texte cité permet expressément de conserver les livres et les pièces comptables sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente. Cela signifie qu’une conservation uniquement numérique est en principe admise pour les pièces comptables, sans exigence générale d’un original papier, si les conditions posées par la règle sont respectées. La conservation doit durer pendant dix ans, et ce délai court à partir de la fin de l’exercice.[1]
Cette possibilité n’est toutefois pas inconditionnelle. La conservation sous forme numérique n’est admise que pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels les pièces portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances. Autrement dit, il faut pouvoir rattacher les documents aux opérations concernées et rester en mesure de les lire pendant toute la durée de conservation. Le même texte prévoit aussi une exception importante: un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision est conservé.[1]
Avant d’agir, il est donc prudent de vérifier, pour les documents concernés, si vous êtes bien en présence de livres ou de pièces comptables au sens du texte cité, et non du rapport de gestion ou du rapport de révision, pour lesquels une conservation imprimée et signée est expressément prévue. Il faut aussi contrôler que votre mode d’archivage garantit concrètement le lien avec les transactions et une lecture possible en toutes circonstances pendant dix ans.[1]
Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.[1]