I documenti contabili possono essere conservati solo in digitale, senza gli originali cartacei?
Sì, in linea di principio i documenti contabili possono essere conservati su supporto elettronico invece che su carta, purché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento. Fanno però eccezione la relazione sulla gestione e la relazione di revisione, che devono essere conservate su supporto cartaceo e munite di firma.
La regola distingue tra diverse categorie di documenti. Per i libri di commercio e i documenti contabili, la conservazione può avvenire su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga. Questo significa che, per tali documenti, la conservazione solo in digitale è ammessa, ma non in modo incondizionato: deve essere garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui i documenti si riferiscono, e i documenti devono poter essere resi leggibili in ogni momento. Inoltre, questi documenti sono conservati per dieci anni e il termine di conservazione decorre dalla fine dell’esercizio.[1]
Non tutto può però essere dematerializzato. La relazione sulla gestione e la relazione di revisione devono essere conservate su supporto cartaceo e munite di firma. Perciò, se si valuta l’eliminazione degli originali cartacei, occorre prima verificare con precisione se il materiale rientra nei «documenti contabili» o invece in una di queste due categorie per le quali la legge impone la conservazione cartacea firmata. Occorre anche verificare che il sistema di conservazione scelto permetta effettivamente di mantenere la concordanza con le operazioni sottostanti e di rendere i documenti leggibili in ogni momento.[1]
Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni modifica successiva.[1]