Dürfen Buchungsbelege nur elektronisch aufbewahrt und die Papieroriginale entsorgt werden?

Das Obligationenrecht bestimmt, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege während zehn Jahren aufzubewahren sind; die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Für die Form der Aufbewahrung gilt: Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Elektronische Aufbewahrung ist damit zulässig, wenn dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.^[1]

Gesondert verlangt das Obligationenrecht, dass der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind. Für Buchungsbelege nennt das Gesetz stattdessen die genannten Anforderungen an die Aufbewahrungsart: Gewährleistung der Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten sowie jederzeitige Wiederlesbarkeit. Vor einer Entsorgung von Papieroriginalen ist deshalb zu prüfen, ob die gewählte elektronische Aufbewahrung diese gesetzlichen Voraussetzungen im konkreten Bestand tatsächlich erfüllt und ob die Aufbewahrung während zehn Jahren sichergestellt ist. Zudem erlässt der Bundesrat Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger.^[1]

Diese Antwort fasst den auf Fedlex veröffentlichten Gesetzestext zusammen. Prüfen Sie vor weiterem Handeln die aktuell in Kraft stehende Fassung der massgebenden Bestimmung und jede spätere Änderung.^[1]