Der Leitfaden
Ratgeber: Ressourcenplanung im Schweizer KMU
Ressourcenplanung heisst, die kommende Arbeit mit der tatsächlich verfügbaren Zeit jeder Person zu vergleichen. Im Schweizer KMU, das Projekte verkauft, schützt sie gleichzeitig die Teams, die zugesagten Termine und die Rentabilität der Mandate.
Was ist Ressourcenplanung?
Ressourcenplanung, auch Kapazitätsplanung genannt, beantwortet zwei Fragen: Wer arbeitet in den kommenden Wochen woran, und hat das Team genug Zeit für alles, was zugesagt ist? Sie stellt die Auslastung aus unterschriebenen und wahrscheinlichen Projekten der Kapazität aus den Arbeitsverträgen gegenüber.
Für eine Agentur, ein Ingenieurbüro, eine Beratung oder einen Treuhänder ist sie das Werkzeug gegen zwei teure Fehler: einen Auftrag anzunehmen, für den niemand Zeit hat, und Mitarbeitende unterauszulasten, während andere Überstunden anhäufen. Gute Planung erfolgt wochenweise, über einen Horizont von einem bis drei Monaten, und wird aktualisiert, sobald sich ein Projekt, eine Abwesenheit oder eine Priorität ändert.
Wie berechnet man die tatsächliche Kapazität eines Teams?
Die tatsächliche Kapazität beginnt bei der Vertragsarbeitszeit: zum Beispiel 42 Stunden pro Woche im Unternehmen, multipliziert mit dem Pensum jeder Person. Wer zu 80 % arbeitet, verfügt also über rund 33.6 Stunden. Abgezogen werden dann genehmigte Ferien, Feiertage des Arbeitskantons, Weiterbildungen und bekannte Abwesenheiten.
Zudem braucht es Zeit für nicht verrechenbare Arbeit: interne Sitzungen, Administration, Akquisition. Je nach Branche sind 15 bis 30 % der Zeit nicht auf Kundenprojekte planbar. Der Ferienanspruch beträgt nach OR Art. 329a bis zum 20. Altersjahr fünf Wochen, danach mindestens vier Wochen. Numezis berechnet diese Verfügbarkeit automatisch aus den HR-Daten, damit die Planung auf der wirklich verfügbaren Zeit beruht und nicht auf einem theoretischen Vollpensum.
Wie vermeidet man die Überlastung von Mitarbeitenden?
Überlastung zeigt sich selten in einem einzelnen Projektplan: Jede Projektleitung plant vernünftig, doch dieselbe Person wird von drei Projekten gleichzeitig beansprucht. Erst eine konsolidierte Sicht pro Person und Woche macht das Problem sichtbar.
Das Arbeitsgesetz begrenzt die wöchentliche Höchstarbeitszeit für die meisten Büro- und Dienstleistungsangestellten auf 45 Stunden (ArG Art. 9), und Überstunden müssen die Ausnahme bleiben und nach OR Art. 321c kompensiert oder bezahlt werden. Um Überlastung vorzubeugen, legen Sie eine Warnschwelle fest, etwa 90 %, überprüfen Sie die Planung wöchentlich und entscheiden Sie Prioritäten zwischen Projekten, statt sie zu stapeln. Numezis meldet jede künftige Überlastung, und der Agent schlägt eine Umverteilung an eine verfügbare Person mit der passenden Kompetenz vor.
Wie plant man ein neues Projekt vor der Unterschrift?
Bevor Sie einen Liefertermin zusagen, simulieren Sie die Auslastung des Projekts im Team. Schätzen Sie die Stunden pro Profil und Phase, platzieren Sie sie im Kalender und beobachten Sie, welche Wochen kritisch werden. Ist das Team im Zeitraum bereits zu 95 % ausgelastet, müssen Sie den Start verschieben, einen Teil vergeben oder auf eine andere Priorität verzichten.
Diese Simulation liefert auch ein Verkaufsargument: Ein realistischer, eingehaltener Termin ist mehr wert als ein ehrgeiziger, verpasster. Opportunities aus der Verkaufspipeline lassen sich mit ihrer Wahrscheinlichkeit einbeziehen, um Rekrutierungsbedarf früh zu erkennen. In Numezis kann ein Projekt in Vorbereitung geplant werden, ohne bestätigt zu sein, und die Zuweisung wird wirksam, sobald die Opportunity gewonnen ist.
Ressourcenplanung: Tabelle oder Software?
Eine Planungstabelle funktioniert, solange eine einzige Person sie pflegt und das Team klein ist. Sie wird schnell falsch: Ferien anderswo erfasst, Pensen vergessen, Projekte ohne Nachführung hinzugefügt, und kein Vergleich mit der tatsächlich erfassten Zeit.
Eine Software für die Ressourcenplanung, die mit HR und Projekten verbunden ist, löst diese Probleme. Genehmigte Ferien senken die Verfügbarkeit automatisch, Zuweisungen kommen aus den Projekten, und die erfasste Zeit erlaubt den Vergleich von geplant und geleistet. Die Planung speist ihrerseits die Prognose bei Abschluss jedes Projekts. Prüfen Sie für ein Schweizer KMU die Behandlung kantonaler Feiertage, der Teilzeit und der Datenhaltung in der Schweiz: Numezis vereint diese Elemente in einem System.