Der Leitfaden
Ratgeber: Projektbudget und Projektrentabilität
Die Projektrentabilität ist die Kernfrage jedes Unternehmens, das Mandate verkauft. Sie entsteht schon bei der Offerte mit einem realistischen Projektbudget und wird jede Woche verteidigt, indem man dieses Budget mit dem Ist vergleicht. So strukturieren Sie diese Steuerung im Schweizer KMU.
Wie erstellt man ein realistisches Projektbudget?
Ein realistisches Projektbudget beginnt mit der Gliederung der Arbeit. Listen Sie Phasen oder Arbeitspakete auf, schätzen Sie für jede die Stunden pro Profil und bewerten Sie sie zum vollen internen Kostensatz. Ergänzen Sie Subunternehmer, Material, Reisen und eine Reserve für Unvorhergesehenes, angemessen zum Risiko des Projekts.
Stützen Sie sich auf frühere Projekte: Wie viele Stunden hat eine vergleichbare Phase tatsächlich gebraucht, und um wie viel wurden die Schätzungen überschritten? Ingenieur- und Architekturbüros können sich an den SIA-Phasen orientieren, Agenturen an ihren üblichen Arbeitspaketen. Das Kostenbudget wird dann dem Verkaufspreis gegenübergestellt, um die Zielmarge festzulegen. In Numezis wird das Budget pro Phase und Kostenart erfasst, und das Ursprungsbudget bleibt auch nach einer Revision erhalten, damit Sie die Güte Ihrer Schätzungen messen können.
Wie misst man die Projektrentabilität?
Die Projektrentabilität wird an der Marge gemessen: realisierter Umsatz minus Vollkosten. Zwei Kennzahlen ergänzen sich. Die Marge bis heute vergleicht, was bisher geleistet und realisiert wurde; die erwartete Marge bei Abschluss prognostiziert das Endergebnis unter Einbezug des Restaufwands.
Damit sie verlässlich ist, müssen die Kosten jede Stunde enthalten, auch nicht verrechenbare, zum internen Kostensatz bewertet, dazu Spesen und Subunternehmer. Der Umsatz muss einer stetigen Realisierungsmethode folgen. Vergleichen Sie dann die Marge über Projekte, Kunden, Teams und Leistungsarten: Oft zeigt sich, dass ein treuer, umsatzstarker Kunde kaum rentabel ist oder dass eine Mandatsart ihr Budget systematisch überschreitet. Numezis berechnet diese Kennzahlen laufend aus den Buchungen.
Was ist die Prognose bei Abschluss eines Projekts?
Die Prognose bei Abschluss beantwortet eine einfache Frage: Wie viel wird dieses Projekt gekostet haben, wenn es fertig ist? Sie addiert die angefallenen Istkosten, die bereits eingegangenen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und den geschätzten Restaufwand.
Der Restaufwand kann von der Projektleitung Phase für Phase geschätzt oder aus dem beobachteten Tempo hochgerechnet werden: Verbraucht eine Phase seit Beginn 20 % mehr als geplant, ist es vorsichtig, denselben Trend auf den Rest anzuwenden. Verglichen mit dem Verkaufspreis ergibt die Prognose die wahrscheinliche Endmarge. Sie ist die Kennzahl, die Handeln ermöglicht: einen Nachtrag verhandeln, den Umfang reduzieren, das Team umverteilen. Numezis aktualisiert diese Prognose mit jeder neuen Buchung und warnt, wenn sie unter Ihr Ziel fällt.
Was tun bei einer Budgetüberschreitung im Projekt?
Eine Budgetüberschreitung ist kein Schicksal, wenn sie früh erkannt wird. Erster Schritt: die Ursache verstehen. Vom Kunden verlangte Zusatzleistungen, eine zu optimistische Schätzung, ein technisches Problem oder ein Teamwechsel verlangen nicht dieselbe Antwort.
Hat der Kunde Zusatzleistungen verlangt, dokumentieren Sie diese und legen Sie einen bezifferten Nachtrag vor, bevor Sie weiterarbeiten. War die Schätzung zu tief, revidieren Sie das Budget mit Begründung, informieren Sie die Geschäftsleitung und nutzen Sie die Erkenntnis für die nächsten Offerten. Liegt das Problem intern, verteilen Sie den Aufwand um oder reduzieren Sie den Restaufwand. In Numezis kommt die Warnung mit der betroffenen Phase, der Agent bereitet eine Abweichungsanalyse und einen Vorschlag vor, und die Budgetänderung läuft über eine protokollierte Freigabe.
Wie verbindet man das Projektbudget mit der Kostenrechnung?
Ein Projektcontrolling in einer Tabelle neben der Buchhaltung läuft früher oder später auseinander. Die Lösung besteht darin, jede Buchung über eine analytische Dimension einem Projekt zuzuordnen: Löhne nach Stunden verteilt, Kreditorenrechnungen, Spesen, Erlöse.
So lässt sich die Summe der Projektmargen mit dem Unternehmensergebnis abstimmen, und jede Projektzahl ist gegenüber der Revision belegbar. Die Jahresrechnung nach OR Art. 957 bis 960 und die Projektberichte beruhen auf denselben Buchungen. Numezis schlüsselt Buchungen aus Zeit, Spesen, Einkäufen und Rechnungen automatisch auf, und die Steuerungsübersicht der Geschäftsleitung verdichtet die Margen aller Projekte in Echtzeit.