Der Leitfaden
Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz
Wer muss die Arbeitszeit erfassen, welche Angaben aufbewahren, wie Überstunden behandeln und welches Werkzeug wählen? Dieser Ratgeber beantwortet die konkreten Fragen von Schweizer KMU zur Arbeitszeiterfassung.
Ist die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz Pflicht?
Ja, grundsätzlich für alle Mitarbeitenden, die dem Arbeitsgesetz unterstehen. Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1 verpflichten den Arbeitgeber, den Behörden die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Überzeit, die Pausen ab einer halben Stunde, die Ruhetage und die Ausgleiche zur Verfügung zu halten. Diese Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
Seit 2016 gibt es zwei Ausnahmen. Die vereinfachte Erfassung, beschränkt auf die tägliche Arbeitszeit, ist für Mitarbeitende möglich, die ihre Arbeitszeit weitgehend selbst festlegen, per Vereinbarung. Der vollständige Verzicht ist Mitarbeitenden mit einem Jahreslohn über CHF 120’000 und grosser Autonomie vorbehalten und setzt einen Gesamtarbeitsvertrag voraus. Numezis führt alle drei Regimes pro Person.
Wie berechnet man Überstunden nach OR 321c?
Überstunden sind Stunden über der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit, etwa 42 Stunden pro Woche. OR 321c sieht vor, dass sie mit Freizeit von gleicher Dauer ausgeglichen werden, wenn die Person einverstanden ist, sonst mit 25 % Zuschlag bezahlt. Eine schriftliche Vereinbarung kann anderes vorsehen, auch den Verzicht auf den Zuschlag oder bei Kaderleuten die Abgeltung mit dem Lohn.
Nicht zu verwechseln ist das mit der Überzeit nach ArG, die erst über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit von 45 oder 50 Stunden beginnt und deren Zuschlag nur unter bestimmten Bedingungen wegbedungen werden kann. Numezis unterscheidet die beiden Ebenen, wendet die Regel jedes Vertrags an und führt einen transparenten Stundensaldo, den die Person jederzeit sieht.
Welche Stempeluhr oder Zeiterfassungs-App für ein KMU?
Die Stempeluhr an der Wand hat Apps Platz gemacht: Stempeln per Handy, Computer oder einem gemeinsamen Tablet in der Werkstatt. Das richtige Werkzeug misst sich an drei Kriterien: Geschwindigkeit der Erfassung für Mitarbeitende, Qualität der Kontrollen für Vorgesetzte und Verbindung zu Lohn und Projekten.
Numezis bietet diese Erfassungsarten in einem Werkzeug: Stempeln in Echtzeit, nachträgliche Erfassung des Tages, Wochenblatt und sogar eine einfache Nachricht an den Agenten auf WhatsApp oder Teams. Jeder Eintrag durchläuft dieselben ArG-Kontrollen und landet im selben Stundenblatt. Die vorgesetzte Person bewilligt die Woche mit einem Klick, und bewilligte Stunden speisen Lohn und Fakturierung ohne Dateiexport und ohne zweite Erfassung.
Wie verteilt man die Arbeitszeit auf Projekte?
Für Dienstleister, Ingenieurbüros oder Werkstätten ist die Zeit pro Projekt die Grundlage für Fakturierung und Rentabilität. Wird sie getrennt von der Präsenzzeit erfasst, entstehen Doppelerfassungen und Lücken: acht Stunden Präsenz, sieben Stunden auf Projekten und eine Stunde, von der niemand weiss, wo sie geblieben ist.
In Numezis dient eine einzige Erfassung beiden Zwecken. Die Person ordnet ihre Stunden einem Projekt, einer Phase oder einer internen Tätigkeit zu; das Stundenblatt prüft die Gesamtzeit nach ArG, und das Projekt erhält die verrechenbaren Stunden. Vorgesetzte sehen die Verrechenbarkeit jeder Person, Projektleitende den Budgetverbrauch in Stunden, und die Rechnung übernimmt die Aufschlüsselung ohne Nachbearbeitung.
Was prüft das Arbeitsinspektorat bei einer Kontrolle?
Das kantonale Arbeitsinspektorat kann die Aufzeichnungen zu Arbeits- und Ruhezeiten, Einsatzpläne, Bewilligungen für Nacht- oder Sonntagsarbeit und Vereinbarungen zur vereinfachten Erfassung verlangen. Es prüft die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten, der Pausen, der täglichen und wöchentlichen Ruhezeit sowie der jährlichen Obergrenze für Überzeit.
Mit Numezis sind diese Unterlagen mit wenigen Klicks bereit: Aufzeichnung pro Person und Periode, Liste der gemeldeten Überschreitungen samt Behandlung, unterschriebene Vereinbarungen. Jede Korrektur eines Eintrags ist datiert und begründet, das Original bleibt einsehbar, was den Aufzeichnungen Beweiskraft gibt. Sie können auch selbst eine Probekontrolle durchführen, um Abweichungen zu finden, bevor ein Inspektor sie findet.