Der Leitfaden
Ratgeber zu Ferien und Absenzen in der Schweiz
Wie viele Ferientage gewähren, wie bei Teilzeit rechnen, welche Feiertage gelten, was tun mit nicht bezogenen Saldi? Dieser Ratgeber beantwortet die konkreten Fragen von Schweizer KMU zur Ferien- und Absenzenverwaltung.
Wie viele Ferientage gibt es in der Schweiz je nach Alter?
OR 329a legt das gesetzliche Minimum fest: fünf Wochen Ferien pro Dienstjahr bis zum vollendeten 20. Altersjahr, danach vier Wochen. Bei einer Fünftagewoche sind das 25 Tage, danach 20 Tage. Viele Arbeitgeber und Gesamtarbeitsverträge gewähren mehr, etwa fünf Wochen ab 50 oder sechs Wochen ab 60 Jahren.
Das gesetzliche Minimum gilt ausnahmslos: Ein Vertrag, der weniger vorsieht, ist in diesem Punkt nichtig. Numezis wendet die Altersstufe automatisch an und wechselt im Jahr des 20. Geburtstags, anteilig, wenn Ihr Reglement das vorsieht. Ein höherer vertraglicher Anspruch aus Reglement oder GAV kommt obendrauf. So sieht jede Person, woher jeder Tag ihres Jahresanspruchs stammt.
Wie berechnet man Ferien bei Teilzeit?
Teilzeitangestellte haben Anspruch auf gleich viele Ferienwochen wie Vollzeitangestellte. Es ändern sich die Tage: Bei 80 % an vier Tagen pro Woche entsprechen vier Wochen 16 Tagen. Wer an fünf halben Tagen arbeitet, rechnet in Stunden.
Schwierig wird es bei Änderungen im Lauf des Jahres: Ein Wechsel von 100 % auf 80 % per 1. November verlangt zehn Monate zu 100 % und zwei Monate zu 80 %. Numezis rechnet das taggenau anhand des Stichtags im Dossier, und der Abzug jedes Antrags berücksichtigt die tatsächliche Arbeitszeit: Eine Absenz an einem arbeitsfreien Tag kostet nichts. So bleibt der angezeigte Saldo korrekt, auch nach mehreren Pensumwechseln.
Welche Feiertage gelten in meinem Kanton?
Der 1. August ist der einzige eidgenössische Feiertag. Die übrigen legen die Kantone fest, manchmal auch die Gemeinden: Neujahr, Karfreitag, Auffahrt, Oster- und Pfingstmontag sowie Weihnachten sind fast überall frei, der Bettagsmontag aber nur in der Waadt und nicht in Genf, das den Genfer Bettag an einem Donnerstag feiert, der Berchtoldstag nur in einem Teil der Kantone und der Josefstag im Tessin und in einigen katholischen Kantonen.
Massgebend ist der Arbeitsort, nicht der Wohnort. Numezis weist jeder Person den Kalender ihres Arbeitskantons zu und zieht diese Tage automatisch von Ferienanträgen ab. Ein Betrieb mit Standorten in Zürich, Bern und Lausanne behält so für jeden Standort den eigenen Kalender, ohne jedes Jahr eine Liste von Hand nachzuführen.
Was passiert mit nicht bezogenen Ferien am Jahresende?
Ferien dienen der Erholung: OR 329d verbietet, sie während des Arbeitsverhältnisses durch Geld abzugelten, ausser in Ausnahmefällen wie sehr kurzen Verträgen. Nicht bezogene Tage werden daher ins Folgejahr übertragen. Der Anspruch verjährt nach fünf Jahren, doch hohe Saldi bedeuten für den Betrieb ein finanzielles und organisatorisches Risiko.
Numezis verfolgt Überträge, meldet hohe Saldi vor Jahresende an HR und vorgesetzte Personen und erlaubt eine Bezugsfrist gemäss Reglement. Beim Abschluss wird die Rückstellung für nicht bezogene Ferien auf Basis des Lohns jeder Person berechnet und an die Buchhaltung übergeben. Beim Austritt wird der Restsaldo je nach Situation ausbezahlt oder während der Kündigungsfrist bezogen.
Wie ersetzt man die Ferienliste in Excel?
Die Ferienliste in Excel funktioniert, solange der Betrieb klein ist. Ab etwa zwanzig Personen wird sie zur Fehlerquelle: kaputte Formeln, mehrere Versionen, vergessene Feiertage, Anträge, die in E-Mails verloren gehen. Der Wechsel zu einer Software für Ferien- und Absenzenverwaltung gelingt in drei Schritten.
Zuerst importieren Sie die Saldi per Starttag, die Numezis aus Ihrer bestehenden Datei übernehmen kann. Dann legen Sie die Regeln fest: Ansprüche nach Alter und Dienstjahren, Absenzarten, Schwellen für Überschneidungen, bewilligende Personen. Schliesslich laden Sie die Mitarbeitenden ein: Sie stellen Anträge im Portal oder per Nachricht, Vorgesetzte bewilligen mit einem Klick. Ab dem ersten Monat ist die Planung verlässlich, und über Saldi wird nicht mehr diskutiert.