Der Leitfaden
Ratgeber zum Personaldossier in der Schweiz
Was gehört ins Dossier, wie lange wird es aufbewahrt, wer darf es einsehen und wie schreibt man ein korrektes Arbeitszeugnis? Dieser praktische Ratgeber beantwortet die Fragen, die sich Schweizer KMU zur Führung des Personaldossiers stellen.
Was gehört in das Personaldossier?
Das Personaldossier vereint die Dokumente, die das Arbeitsverhältnis begründen und belegen: Vertrag und Nachträge, Stellenbeschreibung, Kopie der Aufenthaltsbewilligung bei ausländischen Mitarbeitenden, Versicherungsnachweise, Gesprächsprotokolle, allfällige Verwarnungen, Arztzeugnisse bei längeren Absenzen und am Ende das Arbeitszeugnis.
Das DSG zieht eine klare Grenze: Nur Daten, die für die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind, gehören hinein. Angaben zu Gesundheit, Religion oder Privatleben haben dort ausser in begründeten Ausnahmen nichts zu suchen. In Numezis hat jeder Dokumenttyp einen erklärten Zweck und eine Aufbewahrungsdauer; ein Dokument ohne Zweck wird gemeldet. Das Ergebnis ist ein vollständiges Personaldossier für HR, das auch vor einem Auskunftsbegehren der Mitarbeitenden standhält.
Wie lange muss man ein Personaldossier aufbewahren?
Es gibt nicht eine einzige Frist, sondern mehrere, je nach Art des Dokuments. Lohnbelege, die für die Buchhaltung relevant sind, bleiben nach OR 958f zehn Jahre aufbewahrt. Forderungen aus dem Arbeitsvertrag verjähren grundsätzlich nach fünf Jahren, was es rechtfertigt, Vertrag, Stundenabrechnungen und Feriensaldi mindestens so lange zu behalten. Daten ohne spätere Verwendung müssen dagegen gelöscht oder anonymisiert werden.
Numezis weist jeder Kategorie ihre Frist zu. Beim Austritt wird das Dossier schreibgeschützt; bei Ablauf jeder Frist werden die betroffenen Dokumente zur Löschung vorgeschlagen, mit ausdrücklicher Freigabe. So vermeiden Sie zwei gegensätzliche Risiken: ein Dokument zu früh zu vernichten, das Sie noch brauchen, und Daten endlos zu behalten, die Sie nach Gesetz nicht mehr aufbewahren dürfen.
Wie schreibt man ein Arbeitszeugnis nach OR 330a?
Mitarbeitende können jederzeit ein Vollzeugnis verlangen, das Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie Leistung und Verhalten beschreibt, oder eine einfache Arbeitsbestätigung, die sich auf Art und Dauer beschränkt. Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend sein, ohne verschlüsselte negative Formulierungen.
Numezis erstellt das Zeugnis aus dem Dossier: ausgeübte Funktionen mit Daten, Pensum, Verantwortlichkeiten aus der Stellenbeschreibung und Beurteilungen aus den Mitarbeitergesprächen. Der Agent schlägt einen Text auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch vor, je nach Sprachregion oder Wunsch der Person. Die vorgesetzte Person liest gegen, passt an und unterschreibt. Ein Zwischenzeugnis lässt sich jederzeit ausstellen, etwa bei einem Wechsel der vorgesetzten Person oder der Funktion.
Dürfen Mitarbeitende ihr Dossier einsehen?
Ja. Das DSG gibt jeder Person das Recht zu erfahren, welche Daten über sie bearbeitet werden, und OR 328b beschränkt die Bearbeitung auf Daten, die für das Arbeitsverhältnis nötig sind. Mitarbeitende können also Einsicht in ihr Dossier verlangen und die Berichtigung unrichtiger Angaben fordern.
In Numezis zeigt das Self-Service-Portal jeder Person ihre Personalien, Verträge, Lohnabrechnungen und Saldi. Interne Notizen der vorgesetzten Person bleiben getrennt und nur Berechtigten zugänglich, unterliegen aber ebenfalls dem Auskunftsrecht. Berichtigungsbegehren landen in einer verfolgten Liste mit Antwortdatum. So beantworten Sie ein Auskunftsbegehren in wenigen Minuten, statt Ordner zusammenzusuchen.
Wie wechselt man vom Papier- zum digitalen Personaldossier?
Der Wechsel gelingt in drei Schritten. Zuerst importieren Sie die Liste der Mitarbeitenden mit ihren Grunddaten aus einer Excel-Datei oder der bisherigen Lohnsoftware. Dann digitalisieren Sie die bestehenden Dokumente: Verträge, Nachträge, Bewilligungen. Schliesslich legen Sie die Zugriffsrollen fest und laden Mitarbeitende und Vorgesetzte ein.
Numezis beschleunigt den zweiten Schritt: Sie laden einen Stapel PDF hoch, der Agent erkennt den Typ jedes Dokuments, ordnet es der richtigen Person zu und liest relevante Daten aus, etwa den Vertragsbeginn oder das Ablaufdatum einer Bewilligung. Was unsicher ist, wird Ihnen zur Bestätigung vorgelegt. Unterschriebene Papieroriginale bleiben gültig; die digitale Kopie erlaubt Ihnen, im Alltag ohne Aktenschrank zu arbeiten, im Büro wie unterwegs.