Der Leitfaden
Ratgeber: Zeit- und Spesenerfassung pro Projekt in der Schweiz
Die Zeit- und Spesenerfassung pro Projekt erfüllt zwei Zwecke zugleich: alle geleistete Arbeit verrechnen und die Schweizer Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einhalten. Gut organisiert, speist sie auch die Projektmarge und die Ressourcenplanung.
Warum Zeit und Spesen pro Projekt erfassen?
Für eine Agentur, ein Ingenieurbüro oder einen Treuhänder ist Zeit der Rohstoff. Eine nicht erfasste Stunde ist eine nicht verrechnete Stunde, eine vergessene Spese sind Kosten, die das Unternehmen selbst trägt. Am Wochenende aus dem Gedächtnis erfasste Zeit unterschätzt regelmässig den tatsächlichen Aufwand, besonders kurze Einsätze und Abstimmungen mit dem Kunden.
Die Erfassung pro Projekt zeigt zudem, wohin der Aufwand fliesst. Wenn jede Stunde einem Projekt, einer Phase und einer Tätigkeit zugeordnet ist, sehen Sie, welche Leistungen rentabel sind, welche Kunden mehr beanspruchen als geplant und welche Phasen ihre Schätzung regelmässig überschreiten. Diese Daten helfen, die nächsten Offerten besser zu kalkulieren. Ohne verlässliche Zeiterfassung beruhen Projektmarge und Ressourcenplanung auf Vermutungen.
Was sagt das Schweizer Recht zur Arbeitszeiterfassung?
Das Arbeitsgesetz (ArG Art. 46) und die Verordnung ArGV 1 Art. 73 verpflichten Arbeitgeber, Unterlagen über die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Überstunden sowie Pausen ab einer halben Stunde für die Behörden bereitzuhalten. Für bestimmte Kader und selbständig arbeitende Mitarbeitende sind vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht möglich, unter Bedingungen wie einer schriftlichen Vereinbarung.
Überstunden regelt OR Art. 321c: Sie werden durch Freizeit gleicher Dauer ausgeglichen oder mit einem Zuschlag von 25 % entlöhnt, sofern schriftlich nichts anderes vereinbart ist. Eine projektbezogene Zeiterfassung, die jeden Eintrag zeitstempelt, den Stundensaldo berechnet und die Historie bewahrt, erfüllt diese Anforderungen und dient zugleich der Abrechnung. Numezis verbindet HR-Arbeitszeiterfassung und Projektzeit und vermeidet so doppelte Erfassung.
Wie behandelt man Spesen, die Kunden weiterverrechnet werden?
Eine weiterverrechenbare Spese, etwa Reise, Übernachtung, Druck oder Material für den Kunden, sollte schon bei der Ausgabe dem Projekt zugeordnet werden. Der Beleg ist unverzichtbar: Er beweist die Ausgabe, erlaubt bei erfüllten Voraussetzungen den Vorsteuerabzug und ist nach OR Art. 958f und MWSTG Art. 70 zehn Jahre aufzubewahren.
Bei der Weiterverrechnung stellen sich zwei Fragen: zum effektiven Betrag oder mit Zuschlag, und welcher MWST-Satz gilt? Grundsätzlich folgt die weiterverrechnete Spese der steuerlichen Behandlung der Hauptleistung, bei den meisten Dienstleistungsmandaten also dem Normalsatz von 8.1 %. In Numezis legen Sie die Regel pro Kunde oder Projekt fest, sehen den Beleg neben der Rechnungsposition und behalten die Verbindung zwischen Spesenabrechnung, Beleg und Rechnung.
Wie organisiert man die Freigabe von Stundenrapporten?
Die Freigabe ist der Moment, in dem eine erfasste Stunde zur verrechenbaren Stunde wird. Am wirksamsten übernimmt die Projektleitung diese Prüfung, weil sie die geleistete Arbeit kennt, und zwar wöchentlich statt am Monatsende. Abweichungen werden dann korrigiert, solange sich alle noch erinnern.
Legen Sie Regeln für Sonderfälle fest: Die Projektleitung genehmigt ihre eigenen Stunden nicht, eine Stellvertretung übernimmt bei Abwesenheit, und ein zurückgewiesener Eintrag braucht eine Begründung. Nach der Freigabe ist der Eintrag gesperrt, um die Rechnung zu schützen. In Numezis kommen Freigaben als gruppierte Karten im Browser oder im Messenger Ihrer Wahl, und die Historie hält jede Entscheidung und jede Korrektur fest.
Excel-Stundenrapport oder Software für die Zeiterfassung?
Eine Tabelle genügt für ein Team von zwei oder drei Personen, solange es wenige Projekte gibt. Darüber hinaus zeigt sie ihre Grenzen: mehrere Versionen, zerstörte Formeln, keine Freigabekontrolle, manuelles Abtippen in Fakturierung und Buchhaltung und Spesenbelege, die woanders liegen.
Eine projektbezogene Software für die Zeiterfassung beseitigt diese Schritte. Erfasste Stunden speisen direkt die offenen Leistungen, die Projektkosten und die Planung. Spesen kommen mit ihrem Beleg. Berichte entstehen ohne Kopieren und Einfügen. Prüfen Sie für ein Schweizer KMU zusätzlich Datenhaltung in der Schweiz, Konformität mit dem DSG, Berechnung der Überstunden und Verfügbarkeit in mehreren Landessprachen. Auf diesem Fundament baut Numezis Abrechnung, Budget und Kapazität auf.