Müssen elektronisch archivierte Geschäftsbücher jederzeit einsehbar bleiben?
Elektronisch archivierte Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Soweit dies für Einsicht und Prüfung erforderlich ist, sind Personal sowie Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten.
Nach der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV) müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Für elektronisch archivierte Unterlagen bedeutet das: Die Aufbewahrung muss den Zugriff und die Prüfung während der ganzen Aufbewahrungsfrist gewährleisten. Zu prüfen ist deshalb insbesondere, ob die Unterlagen tatsächlich auffindbar sind und ob der Zugriff für berechtigte Personen innert angemessener Frist möglich bleibt.[1]
Die GeBüV verlangt zudem, dass das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten sind, soweit dies für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss ausserdem die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Bei elektronischer Archivierung ist daher zu verifizieren, ob die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für Einsicht, Prüfung und Lesbarmachung vorhanden bleiben.[1]
Diese Antwort fasst den zitierten Rechtstext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor weiterem Handeln die aktuell in Kraft stehende Bestimmung und jede spätere Änderung.[1]