Muss man die Organisation der Buchführung und der Archivierung schriftlich dokumentieren?
Ja. Nach der Verordnung vom 24. April über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV) sind je nach Art und Umfang des Geschäfts die Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe, Verfahren und die eingesetzte Infrastruktur in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege verstanden werden können. Diese Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die danach geführten Geschäftsbücher.
Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verlangt eine Dokumentation in Arbeitsanweisungen. Zu dokumentieren sind je nach Art und Umfang des Geschäfts die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren sowie die Infrastruktur, also Maschinen und Programme, die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind. Die Dokumentation muss so ausgestaltet sein, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Damit erfasst die Pflicht nicht nur die eigentliche Buchführung, sondern auch die organisatorischen und technischen Elemente der Aufbewahrung, soweit sie bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher eingesetzt werden.[1]
Die GeBüV ordnet zudem an, dass Arbeitsanweisungen zu aktualisieren sind. Sie sind nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden. Zu prüfen ist deshalb, ob die vorhandenen Arbeitsanweisungen den tatsächlich verwendeten Abläufen, Zuständigkeiten, Programmen und Maschinen entsprechen und ob sie zusammen mit den betreffenden Geschäftsbüchern aufbewahrt werden. Massgeblich ist, dass die Unterlagen den Zusammenhang zwischen den geführten Geschäftsbüchern, den Buchungsbelegen und der eingesetzten Organisation und Infrastruktur nachvollziehbar machen.[1]
Diese Antwort fasst den zitierten Rechtstext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor weiterem Handeln die aktuell in Kraft stehende Bestimmung und jede spätere Änderung, bevor Sie sich darauf verlassen.[1]