Auf welchen Datenträgern dürfen Geschäftsunterlagen elektronisch archiviert werden?
Elektronische Archivierung ist auf unveränderbaren Datenträgern zulässig. Auf veränderbaren Datenträgern ist sie nur zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität sichern, der Speicherzeitpunkt unverfälschbar nachweisbar ist, die damals geltenden weiteren Vorschriften eingehalten werden und Abläufe, Verfahren sowie Hilfsinformationen aufbewahrt werden.
Zulässig sind nach dem zitierten Recht zunächst unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger. Für die elektronische Archivierung besonders wichtig ist aber die zweite Kategorie: Auch veränderbare Informationsträger sind zulässig, jedoch nur unter klaren Bedingungen. Es müssen technische Verfahren eingesetzt werden, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten, der Zeitpunkt der Speicherung muss unverfälschbar nachweisbar sein, die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz dieser Verfahren müssen eingehalten werden, und die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz müssen festgelegt und dokumentiert sein. Zudem sind die entsprechenden Hilfsinformationen wie Protokolle und Log files ebenfalls aufzubewahren.[1]
Als veränderbar gelten Informationsträger dann, wenn die darauf gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist. Der zitierte Text nennt als Beispiele Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten und solid state-Speicher. Praktisch heisst das: Nicht der Datenträger allein entscheidet, sondern ob bei seinem Einsatz die genannten Sicherungen und Nachweise tatsächlich umgesetzt sind. Vor einer Archivierung sollte deshalb geprüft werden, ob das gewählte System die Integrität belegt, den Speicherzeitpunkt unverfälschbar dokumentiert und die eingesetzten Abläufe, Verfahren, Protokolle und Log files vollständig festgelegt und aufbewahrt werden.[1]
Diese Antwort fasst den zitierten Rechtstext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor jedem Handeln die aktuell geltende Bestimmung und jede spätere Änderung.[1]