Sur quels supports peut-on archiver électroniquement les documents comptables ?
Les documents peuvent être conservés sur des supports d’information non modifiables. Des supports modifiables sont aussi admis, mais seulement si des procédés techniques garantissent l’intégrité, permettent de prouver sans falsification le moment de l’enregistrement, respectent les autres prescriptions applicables et si les procédures ainsi que les informations nécessaires sont également conservées.
Le texte cité autorise la conservation de documents sur des supports d’information non modifiables, en mentionnant notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables. Pour un archivage électronique, cela vise donc en premier lieu des supports dont le contenu ne peut pas être modifié sans que cela ressorte du support lui-même. Si le support choisi entre dans cette catégorie, il fait partie des supports autorisés pour la conservation au sens du texte cité.[1]
Des supports d’information modifiables peuvent aussi être utilisés, mais seulement à des conditions cumulatives. Il faut des procédés techniques, par exemple une signature électronique, qui garantissent l’intégrité des informations enregistrées. Il faut aussi pouvoir prouver, sans possibilité de falsification, le moment où les informations ont été enregistrées, par exemple grâce à un système d’horodatage. En plus, les autres prescriptions relatives au procédé utilisé qui existent au moment de l’enregistrement doivent être respectées. Enfin, les procédures et les modes d’utilisation de ces supports doivent être consignés, et les informations nécessaires, notamment les protocoles et le journal de bord des connexions [log files], doivent également être conservés.[1]
Le texte précise qu’un support est réputé modifiable lorsqu’il peut être modifié ou effacé sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même. Il donne comme exemples les bandes magnétiques, les disquettes magnétiques ou optico-magnétiques, les disques durs ou disques amovibles, ainsi que les disques à l’état solide [solid-state]. En pratique, une vérification prudente consiste donc à identifier si le support choisi est modifiable au sens de cette définition, puis à contrôler, avant l’archivage, si toutes les conditions techniques et organisationnelles exigées pour ce type de support sont effectivement remplies et documentées.[1]
Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.[1]