Su quali supporti si possono archiviare elettronicamente i documenti contabili?
Sono ammessi sia supporti d’informazione inalterabili sia supporti alterabili, ma per questi ultimi valgono condizioni cumulative: integrità delle informazioni registrate, prova inequivocabile del momento della memorizzazione, rispetto delle prescrizioni tecniche vigenti e documentazione dei procedimenti impiegati con conservazione delle informazioni necessarie.
Per la conservazione dei documenti sono ammessi, da un lato, i supporti d’informazione inalterabili e, dall’altro, anche i supporti d’informazione alterabili. Tra i supporti inalterabili il testo menziona in particolare la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili. Questo significa che l’archiviazione elettronica non è limitata a un solo tipo di mezzo: è possibile utilizzare supporti diversi, purché rientrino in una delle categorie ammesse e siano rispettate le condizioni previste per la categoria scelta.[1]
Se si usano supporti d’informazione alterabili, non basta il solo fatto di memorizzare i dati. Occorre che siano applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate, ad es. firma digitale. Inoltre deve essere possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni, ad es. per mezzo della marcatura oraria. Devono poi essere rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione. Infine, gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego devono essere stabiliti e documentati, e devono essere conservate le informazioni necessarie, compresi verbali e log files.[1]
Un supporto è considerato alterabile quando le informazioni memorizzate possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati. Il testo cita come esempi nastri magnetici, dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state. Prima di archiviare documenti contabili su questi mezzi, va quindi verificato se il sistema adottato soddisfa tutte le condizioni richieste per renderne ammissibile l’uso ai fini della conservazione.[1]
Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni successiva modifica.[1]