Braucht jede Buchung einen Beleg, und genügt ein elektronischer Beleg?

Ja, das Gesetz nennt ausdrücklich den „Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge“ als Grundsatz ordnungsmässiger Buchführung. Damit ist der Ausgangspunkt klar: Für einzelne Buchungen braucht es grundsätzlich einen Belegnachweis. Dieser steht nicht isoliert, sondern zusammen mit weiteren Anforderungen wie vollständiger, wahrheitsgetreuer und systematischer Erfassung sowie Nachprüfbarkeit. Der Beleg dient also dazu, dass ein Geschäftsvorfall oder Sachverhalt einer Buchung zugeordnet und später überprüft werden kann. Für die praktische Einordnung ist deshalb vorsichtig zu prüfen, ob die konkrete Unterlage den Vorgang tatsächlich so dokumentiert, dass die Buchung nachvollzogen werden kann und die Buchführung insgesamt klar und nachprüfbar bleibt.^[1]

Ein elektronischer Beleg ist nach dem zitierten Gesetzestext nicht ausgeschlossen, sondern ausdrücklich erfasst. Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können. Entscheidend ist daher nicht nur die Form, sondern die Funktion des Belegs: Er muss die Nachvollziehbarkeit des zugrunde liegenden Vorgangs ermöglichen. Zusätzlich sagt das Gesetz, dass die Buchführung schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt werden kann. Vorsichtig geprüft werden sollte deshalb, ob der elektronische Beleg inhaltlich ausreichend ist und ob er so geführt und aufbewahrt wird, dass Klarheit und Nachprüfbarkeit gewahrt bleiben.^[1]

Diese Antwort fasst den zitierten Gesetzestext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor jedem Handeln die aktuell in Kraft stehende Bestimmung und jede spätere Änderung, bevor Sie sich darauf verlassen.^[1]