Genügt ein PDF des Geschäftsberichts oder muss er unterzeichnet auf Papier aufbewahrt werden?
Der Geschäftsbericht muss während zehn Jahren schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden. Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nennt das Obligationenrecht Papier, elektronische oder vergleichbare Aufbewahrung; für den Geschäftsbericht ordnet es die schriftliche und unterzeichnete Aufbewahrung an. Zu prüfen ist deshalb, ob die vorhandene Form diese Anforderungen erfüllt.
Das Obligationenrecht bestimmt, dass der Geschäftsbericht während zehn Jahren aufzubewahren ist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Für den Geschäftsbericht gilt zudem ausdrücklich, dass er schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren ist. Dieselbe Regel nennt auch den Revisionsbericht. Damit stellt das Gesetz für den Geschäftsbericht nicht nur auf die Dauer der Aufbewahrung ab, sondern auch auf die Form der aufbewahrten Unterlage und auf die Unterzeichnung. Wer den Geschäftsbericht archiviert, muss daher kontrollieren, dass die aufbewahrte Fassung diese Merkmale aufweist und während der ganzen Aufbewahrungsfrist vorhanden bleibt.[1]
Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege sieht das Obligationenrecht vor, dass sie auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden können, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Diese Regel ist im Gesetz gesondert von der Aufbewahrung des Geschäftsberichts aufgeführt. Praktisch ist deshalb zu unterscheiden zwischen Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen einerseits und dem Geschäftsbericht andererseits. Vor einer rein digitalen Ablage des Geschäftsberichts ist zu verifizieren, dass die aufbewahrte Fassung schriftlich und unterzeichnet ist und die Aufbewahrungsfrist ab Ablauf des Geschäftsjahres eingehalten wird.[1]
Diese Antwort fasst den auf Fedlex veröffentlichten Gesetzestext zusammen. Prüfen Sie vor weiterem Handeln die aktuell in Kraft stehende Fassung der massgebenden Bestimmung und jede spätere Änderung, bevor Sie sich darauf verlassen.[1]