Ogni registrazione contabile richiede un giustificativo, e basta un documento elettronico?
Sì: tra i principi della tenuta regolare dei conti rientra la «prova documentata delle singole registrazioni contabili». E sì, un documento elettronico può bastare, se è un documento contabile necessario per ricostruire l’operazione o l’evento registrato e se la contabilità resta completa, fedele, sistematica e verificabile.
Il testo citato richiede espressamente, tra i principi della tenuta regolare dei conti, la «prova documentata delle singole registrazioni contabili». Questo porta a una risposta prudente ma chiara: in linea di principio ogni registrazione contabile deve poter essere sostenuta da un giustificativo documentale. La regola va letta insieme agli altri principi elencati nello stesso articolo, cioè registrazione completa, fedele e sistematica, chiarezza, adeguatezza alla natura e alle dimensioni dell’impresa e verificabilità. Quindi non conta solo avere un documento in astratto: il documento deve permettere di comprendere e controllare la registrazione nel contesto della contabilità complessiva.[1]
Quanto alla forma, il testo considera documenti contabili i documenti scritti redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, purché siano necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile. Perciò un documento elettronico può essere sufficiente. Tuttavia, la sufficienza dipende dalla sua funzione concreta: deve consentire la ricostruzione dell’operazione o dell’evento e inserirsi in una contabilità verificabile. Lo stesso articolo aggiunge anche che la contabilità può essere tenuta su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga. Come verifica prudente, conviene controllare che il documento elettronico conservi in modo chiaro gli elementi necessari a ricostruire la registrazione e a renderla verificabile.[1]
Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni modifica successiva.[1]