Was muss im Protokoll der Generalversammlung einer AG stehen?
Im Protokoll müssen nach dem zitierten Gesetz insbesondere Datum, Beginn, Ende, Art und Ort der Generalversammlung, die vertretenen Aktien, die Beschlüsse und Wahlergebnisse, Auskunftsbegehren mit Antworten, zu Protokoll gegebene Erklärungen der Aktionäre sowie relevante technische Probleme festgehalten werden. Es muss zudem vom Protokollführer und vom Vorsitzenden der Generalversammlung unterzeichnet werden.
Das Protokoll der Generalversammlung muss bestimmte Mindestangaben enthalten. Festzuhalten sind: das Datum, der Beginn und das Ende sowie die Art und der Ort der Generalversammlung. Ebenfalls aufzunehmen sind die Anzahl, die Art, der Nennwert und die Kategorie der vertretenen Aktien, unter Angabe der Aktien, die vom unabhängigen Stimmrechtsvertreter, von den Organstimmrechtsvertretern oder von Depotvertretern vertreten werden. Weiter gehören die Beschlüsse und die Wahlergebnisse ins Protokoll. Auch Begehren um Auskunft, die in der Generalversammlung gestellt werden, und die darauf erteilten Antworten müssen festgehalten werden. Dasselbe gilt für Erklärungen von Aktionären, die ausdrücklich zu Protokoll gegeben werden, sowie für relevante technische Probleme bei der Durchführung der Generalversammlung.[1]
Neben dem Inhalt regelt der zitierte Text auch formelle Punkte. Der Verwaltungsrat sorgt für die Führung des Protokolls. Das Protokoll muss vom Protokollführer und vom Vorsitzenden der Generalversammlung unterzeichnet werden. Zudem kann jeder Aktionär verlangen, dass ihm das Protokoll innerhalb von 30 Tagen nach der Generalversammlung zugänglich gemacht wird. Bei Gesellschaften, deren Aktien an einer Börse kotiert sind, sind ausserdem die Beschlüsse und die Wahlergebnisse unter Angabe der genauen Stimmenverhältnisse innerhalb von 15 Tagen nach der Generalversammlung auf elektronischem Weg zugänglich zu machen. Für die praktische Prüfung ist deshalb sinnvoll, den Protokollentwurf Punkt für Punkt mit dieser gesetzlichen Liste abzugleichen und zusätzlich zu kontrollieren, ob die erforderlichen Unterschriften vorhanden sind.[1]
Diese Antwort fasst den zitierten Gesetzestext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor jedem Handeln die aktuell in Kraft stehende Bestimmung und allfällige spätere Änderungen.[1]