Que doit contenir le procès-verbal de l'assemblée générale d'une SA ?
Le procès-verbal doit au minimum mentionner la date, l’heure de début et de fin, la forme et le lieu de l’assemblée générale, les actions représentées selon les catégories prévues, les décisions et résultats des élections, les demandes de renseignement et réponses, les déclarations à inscrire ainsi que les problèmes techniques significatifs. Il doit aussi être signé par la personne qui l’a rédigé et par le président de l’assemblée générale.
Le contenu minimal du procès-verbal est énuméré de manière précise. Il doit mentionner: la date, l’heure de début et de fin, ainsi que la forme et le lieu de l’assemblée générale; le nombre, l’espèce, la valeur nominale et la catégorie des actions représentées, avec la précision des actions représentées par le représentant indépendant, par un membre d’un organe de la société et par le représentant dépositaire; les décisions et le résultat des élections; les demandes de renseignement formulées lors de l’assemblée générale et les réponses données; les déclarations dont les actionnaires demandent l’inscription; enfin, les problèmes techniques significatifs survenus durant l’assemblée générale.[1]
Au-delà de cette liste, le texte légal attribue aussi des responsabilités et fixe des exigences de forme. Le conseil d’administration prend les mesures nécessaires pour constater le droit de vote des actionnaires et veille à la rédaction du procès-verbal. Le procès-verbal doit être signé par la personne qui l’a rédigé et par le président de l’assemblée générale. Comme vérification prudente, il est utile de contrôler que chacun des éléments énumérés figure bien dans le document final et que les signatures requises y apparaissent, car le texte légal les traite comme des mentions et formalités distinctes.[1]
Le texte prévoit aussi l’accès au procès-verbal après l’assemblée générale. Tout actionnaire peut exiger qu’il soit mis à sa disposition dans les 30 jours qui suivent l’assemblée générale. Dans les sociétés dont les actions sont cotées en bourse, les décisions et le résultat des élections, avec indication de la répartition exacte des voix, sont accessibles par voie électronique dans les 15 jours qui suivent l’assemblée générale. Pour vérifier la conformité, il faut donc distinguer le contenu du procès-verbal lui-même des règles de mise à disposition ou de publication qui s’y ajoutent selon le cas.[1]
Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.[1]