Welche Belege braucht der Handelsregistereintrag einer neu gegründeten AG?
Für die Eintragung der Gründung einer AG verlangt das Handelsregisteramt mit der Anmeldung insbesondere die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt, die Statuten, Annahmeerklärungen der gewählten Organe, das Konstituierungsprotokoll des Verwaltungsrates und je nach Fall weitere Belege, etwa zur Bareinlage, zum Rechtsdomizil, zu Inhaberaktien oder zu Sacheinlagen, Verrechnungstatbeständen und besonderen Vorteilen.
- Mit der Anmeldung zur Eintragung der Gründung einer Aktiengesellschaft sind dem Handelsregisteramt folgende Belege einzureichen: die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt; die Statuten; ein Nachweis, dass die Mitglieder des Verwaltungsrates ihre Wahl angenommen haben; gegebenenfalls ein Nachweis, dass die gesetzlich vorgeschriebene Revisionsstelle ihre Wahl angenommen hat; das Protokoll des Verwaltungsrates über seine Konstituierung, über die Regelung des Vorsitzes und über die Erteilung der Zeichnungsbefugnisse.
- Bei Bareinlagen braucht es eine Bescheinigung, aus der ersichtlich ist, bei welcher Bank die Einlagen hinterlegt sind, sofern die Bank in der öffentlichen Urkunde nicht genannt wird.
- Im Fall von Artikel 117 Absatz 3 braucht es die Erklärung der Domizilhalterin oder des Domizilhalters, dass sie oder er der Gesellschaft ein Rechtsdomizil am Ort von deren Sitz gewährt.
- Bei Inhaberaktien braucht es einen Nachweis, dass die Gesellschaft Beteiligungspapiere an einer Börse kotiert hat oder dass alle Inhaberaktien als Bucheffekten im Sinne des Bucheffektengesetzes vom 3. Oktober 2008 (BEG) ausgestaltet sind.
Wichtig ist die Erleichterung, dass für Angaben, die bereits im Errichtungsakt festgehalten sind, kein zusätzlicher Beleg erforderlich ist. Praktisch heisst das: Prüfen Sie zuerst, welche Angaben schon in der öffentlichen Urkunde enthalten sind, bevor Sie weitere Unterlagen separat zusammenstellen. So lässt sich vermeiden, dass dieselbe Information doppelt eingereicht wird. Umgekehrt sollten Sie kontrollieren, ob die Annahme der Wahl durch Verwaltungsrat und gegebenenfalls Revisionsstelle sowie das Protokoll des Verwaltungsrates tatsächlich in einer Form vorliegen, die den verlangten Nachweis abdeckt. Auch bei Bareinlagen, Rechtsdomizil und Inhaberaktien hängt der Belegbedarf ausdrücklich vom konkreten Fall ab; diese Punkte sollten deshalb vor der Anmeldung einzeln abgeglichen werden.[1]
Bestehen Sacheinlagen, Verrechnungstatbestände oder besondere Vorteile, kommen zusätzliche Belege hinzu. Dann sind einzureichen: die Sacheinlageverträge mit den erforderlichen Beilagen, der von allen Gründerinnen und Gründern unterzeichnete Gründungsbericht sowie die vorbehaltlose Prüfungsbestätigung eines staatlich beaufsichtigten Revisionsunternehmens, einer zugelassenen Revisionsexpertin, eines zugelassenen Revisionsexperten, einer zugelassenen Revisorin oder eines zugelassenen Revisors. Für eine vorsichtige Prüfung vor der Einreichung ist daher entscheidend, ob Ihre Gründung ausschliesslich mit Bareinlagen erfolgt oder ob einer dieser besonderen Tatbestände vorliegt. Wenn ja, sollten Sie die zusätzlichen Unterlagen vollständig anhand der genannten Kategorien zusammenstellen und nicht davon ausgehen, dass die Grundbelege allein genügen.[1]
Diese Antwort fasst den zitierten Rechtstext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor dem Handeln die aktuell in Kraft stehende Bestimmung und allfällige spätere Änderungen.[1]