Quando si può rifiutare o limitare una richiesta di accesso ai dati?
Il titolare del trattamento può rifiutare, limitare o differire l’informazione solo nei casi indicati dalla LPD: se lo prevede una legge in senso formale, se vi sono interessi preponderanti di terzi, se la domanda è manifestamente infondata o querulosa, e in ulteriori casi specifici per privati e organi federali. Deve inoltre indicare il motivo del rifiuto, della limitazione o del differimento.
Il diritto d’accesso non è assoluto. Il titolare del trattamento può rifiutare, limitare o differire l’informazione quando lo prevede una legge in senso formale, segnatamente per tutelare un segreto professionale; quando lo esigono interessi preponderanti di terzi; oppure quando la domanda d’accesso è manifestamente infondata, segnatamente se persegue uno scopo contrario alla protezione dei dati, o se è querulosa. Prima di concludere che l’accesso possa essere negato o ristretto, occorre quindi verificare quale di questi motivi sia effettivamente applicabile e se riguarda proprio la richiesta presentata.[1]
La legge prevede inoltre motivi ulteriori che dipendono da chi tratta i dati. Se il titolare del trattamento è un privato, può rifiutare, limitare o differire l’informazione quando lo esigono i suoi interessi preponderanti e non comunica i dati personali a terzi. Le imprese appartenenti al medesimo gruppo non sono considerate terzi a questo fine. Se invece il titolare del trattamento è un organo federale, la restrizione è possibile quando lo esige un interesse pubblico preponderante, in particolare la sicurezza interna o esterna della Svizzera, oppure quando la fornitura delle informazioni rischia di compromettere un’indagine, un’istruzione o un procedimento giudiziario o amministrativo.[1]
Quando decide di rifiutare, limitare o differire l’informazione, il titolare del trattamento deve indicarne il motivo. Conviene quindi verificare non solo se è stata opposta una restrizione, ma anche quale base concreta viene invocata: legge in senso formale, interessi preponderanti di terzi, domanda manifestamente infondata, interessi preponderanti del privato senza comunicazione a terzi, oppure interesse pubblico preponderante o rischio per un’indagine o un procedimento nel caso di un organo federale.[1]
Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni successiva modifica.[1]