Dans quels cas peut-on refuser ou limiter une demande d'accès aux données ?

Le refus, la restriction ou le report de la communication des renseignements est possible dans trois hypothèses générales. Premièrement, lorsqu’une loi au sens formel le prévoit, notamment pour protéger un secret professionnel. Deuxièmement, lorsque les intérêts prépondérants d’un tiers l’exigent. Troisièmement, lorsque la demande d’accès est manifestement infondée, en particulier si elle poursuit un but contraire à la protection des données ou si elle est manifestement procédurière. Il faut donc vérifier à la fois la base légale invoquée, l’existence d’intérêts prépondérants d’un tiers et le caractère éventuellement abusif ou manifestement infondé de la demande.^[1]

Des motifs supplémentaires dépendent de la qualité du responsable du traitement. S’il s’agit d’une personne privée, le refus, la restriction ou le report est possible seulement si ses intérêts prépondérants l’exigent et si elle ne communique pas les données à un tiers. Les entreprises appartenant au même groupe ne sont toutefois pas considérées comme des tiers dans ce cadre. S’il s’agit d’un organe fédéral, la mesure est possible si un intérêt public prépondérant l’exige, en particulier la sûreté intérieure ou extérieure de la Suisse, ou si la communication des informations est susceptible de compromettre une enquête, une instruction ou une procédure judiciaire ou administrative. Dans tous les cas, le responsable du traitement doit indiquer le motif du refus, de la restriction ou du report.^[1]

Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Il convient de vérifier la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure avant d’agir.^[1]