Wann muss der Arbeitgeber die Spesen auszahlen?
Spesen sind auf Grund der Abrechnung des Arbeitnehmers jeweils zusammen mit dem Lohn auszurichten, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet oder üblich ist. Muss der Arbeitnehmer regelmässig Auslagen vorschiessen, ist zudem ein angemessener Vorschuss in bestimmten Zeitabständen, mindestens aber jeden Monat auszurichten.
Für den Zeitpunkt der Auszahlung nennt der zitierte Gesetzestext eine Grundregel: Der Auslagenersatz ist auf Grund der Abrechnung des Arbeitnehmers jeweils zusammen mit dem Lohn auszurichten. Das bedeutet, dass die Spesenabrechnung die Grundlage der Zahlung ist und die Auszahlung grundsätzlich nicht losgelöst vom Lohntermin erfolgt. Eine Abweichung nach vorne ist aber möglich, wenn eine kürzere Frist verabredet oder üblich ist. Sicher prüfen lässt sich daher vor allem, ob eine Abrechnung eingereicht wurde und ob im Arbeitsverhältnis eine kürzere Auszahlungsfrist vereinbart ist oder tatsächlich üblich gehandhabt wird.[1]
Daneben regelt der zitierte Text einen Vorschuss für laufende Auslagen: Hat der Arbeitnehmer zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten regelmässig Auslagen zu machen, so ist ihm ein angemessener Vorschuss in bestimmten Zeitabständen auszurichten, mindestens aber jeden Monat. Diese Regel betrifft nicht erst die spätere Rückerstattung nach Abrechnung, sondern die vorgängige Finanzierung regelmässig anfallender Kosten. Für die Einordnung ist deshalb vorsichtig zu unterscheiden, ob es um den normalen Auslagenersatz nach eingereichter Abrechnung geht oder um einen monatlich mindestens geschuldeten Vorschuss bei regelmässigen Auslagen im Rahmen der vertraglichen Pflichten.[1]
Diese Antwort fasst den zitierten Gesetzestext in der auf Fedlex veröffentlichten Fassung zusammen. Prüfen Sie vor weiterem Vorgehen die aktuell in Kraft stehende Bestimmung und jede spätere Änderung, bevor Sie sich darauf verlassen.[1]