Quand l’employeur doit-il rembourser les frais avancés par un employé ?

La règle de base est claire: le remboursement des frais a lieu en même temps que le paiement du salaire. Ce remboursement se fait sur la base du décompte établi par le travailleur. Le texte prévoit toutefois une réserve: si un délai plus court est convenu ou usuel, l’employeur doit rembourser plus tôt que l’échéance du salaire. Pour vérifier concrètement quand le remboursement doit intervenir, il faut donc regarder à la fois le moment du paiement du salaire et l’existence éventuelle d’un usage ou d’un accord prévoyant un délai plus court, puis s’assurer que le décompte des frais a bien été établi.^[1]

Le texte traite aussi la situation où l’exécution des obligations contractuelles impose régulièrement des frais au travailleur. Dans ce cas, l’employeur ne doit pas seulement rembourser après coup: il doit faire une avance convenable pour les frais à couvrir. Cette avance doit être versée à intervalles déterminés et en tous cas chaque mois. Autrement dit, lorsque les frais reviennent de manière régulière, il faut vérifier non seulement le remboursement sur décompte, mais aussi si une avance suffisante est prévue et versée selon une périodicité déterminée, avec un minimum de fréquence mensuelle.^[1]

• Remboursement en même temps que le salaire.
• Base du remboursement: le décompte établi par le travailleur.
• Exception: un délai plus court s’applique s’il est convenu ou usuel.
• Si des frais sont imposés régulièrement, une avance convenable doit être versée.
• Cette avance est due à intervalles déterminés et en tous cas chaque mois.

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Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.^[1]