Der Leitfaden
Ratgeber: Projektabrechnung für Schweizer KMU
Die Projektabrechnung ist der Schritt, in dem Arbeit zu Liquidität wird. Für ein Schweizer Dienstleistungs-KMU betrifft sie gleichzeitig Kunde, MWST, QR-Rechnung und Buchhaltung. Diese Eckpunkte helfen Ihnen, schneller und fehlerfrei abzurechnen, ohne Stunden liegen zu lassen.
Wie funktioniert die Projektabrechnung nach Aufwand?
Nach Aufwand verrechnen Sie die tatsächlich geleistete Zeit zum vereinbarten Stundensatz, zuzüglich weiterverrechenbarer Spesen. Die Projektabrechnung nach Aufwand hängt also vollständig von einer verlässlichen, genehmigten Zeiterfassung ab: Jede nicht erfasste Stunde geht verloren, jede bestrittene Stunde verzögert die Zahlung.
Bewährt hat sich eine regelmässige Verrechnung, meist monatlich, mit einer Beilage, die die Stunden nach Person und Tätigkeit aufschlüsselt. Der Kunde versteht, wofür er bezahlt, und die Liquidität folgt der Arbeit. Wurde ein Kostendach vereinbart, muss es vor dem Rechnungsversand überwacht werden, und jede Überschreitung braucht die Zustimmung des Kunden. Numezis erstellt die Vorschau direkt aus genehmigten Einträgen, meldet das Kostendach und hängt die Stundenaufstellung an.
Pauschale, Meilensteine oder Anzahlungen: Wie rechnet man ein Festpreisprojekt ab?
Ein Pauschalprojekt wird selten auf einmal verrechnet. Der Preis wird in Raten aufgeteilt, die an Meilensteine gebunden sind, etwa Freigabe des Entwurfs, Aufschaltung und Schlussabnahme, oder bei Ingenieur- und Architekturbüros an SIA-Phasen. Eine Anzahlung bei Auftragserteilung schützt Ihre Liquidität und verpflichtet den Kunden.
Achtung bei der MWST: Eine Anzahlung ist bei Rechnungsstellung oder bei Zahlungseingang steuerpflichtig, je nach Abrechnungsart Ihres Unternehmens. Die Schlussrechnung muss die bereits verrechneten Anzahlungen samt MWST abziehen, damit der Kunde die Steuer nicht doppelt bezahlt. Numezis erledigt diese Abzüge automatisch und bewahrt die Historie jeder Rate, jedes Meilensteins und jeder Anzahlung im Projekt.
Welche Angaben muss eine Schweizer Projektrechnung enthalten?
Eine Rechnung nach MWSTG Art. 26 nennt Name, Adresse und UID-MWST-Nummer des Leistungserbringers, Name und Adresse des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung sowie Betrag und anwendbaren Steuersatz. Bei Kleinbetragsrechnungen sind gewisse Vereinfachungen möglich.
Bei Projekten ist der Leistungszeitraum besonders wichtig: Er bestimmt, in welche MWST-Abrechnung die Leistung fällt. Die QR-Rechnung nach den SIX Swiss Payment Standards wird unten auf der Rechnung angefügt, mit einer QR-Referenz, die den automatischen Zahlungsabgleich erlaubt. Numezis prüft diese Angaben vor dem Versand, ermittelt den MWST-Satz deterministisch und bewahrt die Rechnung zehn Jahre nach OR Art. 958f auf.
Was bedeutet Umsatzrealisierung bei Projekten?
Die Umsatzrealisierung bestimmt, in welcher Periode der Umsatz eines Projekts gebucht wird, unabhängig vom Rechnungsdatum. Wichtig ist sie vor allem bei Projekten über einen Jahresabschluss hinweg: Im Januar Arbeit zu verrechnen, die im Dezember geleistet wurde, verfälscht das Ergebnis beider Geschäftsjahre.
Numezis bietet fünf Methoden: zum Zeitpunkt der Fertigstellung, wenn der ganze Umsatz bei Lieferung realisiert wird; nach Aufwand, im Takt der genehmigten Stunden; nach Fertigstellungsgrad, gemessen an den angefallenen Kosten im Verhältnis zu den erwarteten Gesamtkosten; nach Meilensteinen, bei jedem erreichten Schritt; und linear, verteilt über die Vertragsdauer. Das Obligationenrecht verlangt eine schlüssige, stetig angewendete Methode. Wählen Sie sie mit Ihrem Treuhänder oder Ihrer Revisionsstelle und lassen Sie Numezis die Buchungen von Umsatz und angefangenen Arbeiten vornehmen.
Wie automatisiert man die monatliche Projektabrechnung?
Automatische Monatsabrechnung heisst, an einem festen Datum die Rechnungen aller aktiven Projekte vorzubereiten: Aufwandsmandate mit den genehmigten Stunden des Monats, Abonnements und wiederkehrende Mandate, fällige Pauschalraten. Für Treuhänder umfasst das Mandate für Buchführung, Lohnbuchhaltung oder MWST-Abrechnung, die monatlich oder quartalsweise verrechnet werden.
Die Automatisierung darf die Kontrolle nicht abschaffen. In Numezis erzeugt der Lauf Entwürfe, der Agent meldet ungewöhnliche Fälle wie einen stark abweichenden Betrag gegenüber dem Vormonat oder ein erreichtes Kostendach, und die Rechnungen werden nach Prüfung und Freigabe ausgestellt. Der Gewinn zeigt sich in eingesparten Tagen am Monatsende und in früher versandten, also früher bezahlten Rechnungen.