Der Leitfaden
Ratgeber zur Mehrlagerverwaltung in der Schweiz
Mehrere Depots helfen, in der Deutschschweiz wie in der Romandie schnell zu liefern, vervielfachen aber die Fehlerquellen. So organisieren Sie Lager, Lagerplätze und Umlagerungen, damit jede angezeigte Menge stimmt und die Buchhaltung mühelos folgt.
Wie organisiert ein KMU eine Mehrlagerverwaltung?
Die Mehrlagerverwaltung beginnt mit einer organisatorischen Frage: Was ist ein Lager, und was nur ein Lagerplatz? Ein Lager hat eine Adresse, eine verantwortliche Person und eine eigene Versandlogik; ein Lagerplatz ist eine Zone, ein Gang oder ein Fach in diesem Gebäude. Ein KMU mit einem Depot in Crissier und einem in Dietikon hat zwei Lager; ein Konsignationslager bei einem Kunden oder in einem Servicefahrzeug kann ein drittes sein.
Danach braucht jeder Artikel pro Lager einen üblichen Lagerplatz. Eingänge schlagen diesen Platz vor, die Kommissionierer wissen, wo sie suchen müssen, und die Inventur läuft Zone für Zone. In Numezis sind Lager und Lagerplätze in wenigen Minuten angelegt, Rechte werden pro Standort vergeben, und die konsolidierte Ansicht zeigt den Gesamtbestand des Unternehmens ebenso wie den Inhalt jedes Fachs.
Was unterscheidet physischen, reservierten und verfügbaren Bestand?
Der physische Bestand ist das, was tatsächlich im Regal liegt. Der reservierte Bestand ist der Teil, der bestätigten, aber noch nicht gelieferten Kundenaufträgen versprochen ist. Der verfügbare Bestand ist die Differenz: die einzige Zahl, die der Verkauf anschauen sollte, bevor er einen Liefertermin zusagt.
Physischen und verfügbaren Bestand zu verwechseln, ist der häufigste Fehler von KMU, die ihr Lager in einer Tabelle führen: Dasselbe Stück wird zweimal verkauft, und der zweite Kunde wartet. Numezis berechnet alle drei Mengen in Echtzeit, pro Lagerplatz und pro Lager. Ein bestätigter Auftrag reserviert die Mengen sofort im Versandlager; reicht der verfügbare Bestand nicht, kommt die Warnung vor der Bestätigung, mit einem Vorschlag für eine Umlagerung oder eine Teillieferung. Der bestellte Bestand offener Lieferantenbestellungen vervollständigt das Bild.
Wie verwaltet man Umlagerungen zwischen zwei Lagern?
Eine Umlagerung zwischen Lagern geschieht nie sofort: Es gibt einen Lastwagen, einen oder zwei Tage, manchmal Bruch. Deshalb läuft eine seriöse Umlagerung in zwei Schritten. Beim Versand verlassen die Stücke den Ursprungsplatz und sind unterwegs; beim Eingang bestätigt das Ziellager, was es tatsächlich erhalten hat.
Zwischen diesen beiden Momenten bleibt die Ware im Lagerwert und auf dem Lagerkonto: Sie gehört weiterhin dem Unternehmen, auch wenn sie in keinem Regal liegt. Kommen 39 statt 40 Stück an, wird die Differenz mit ihrer Ursache erfasst, Bruch, Rüstfehler oder Verlust, und auf das richtige Konto gebucht, statt in einem Gesamttotal zu verschwinden. Numezis verfolgt jede offene Umlagerung, erinnert an jene, die liegen bleiben, und lässt den Agenten eine Umlagerung vorbereiten, sobald einem Standort ein Artikel fehlt, den ein anderer im Überfluss hat.
Wie vermeidet man Fehlbestände und Überbestände an mehreren Standorten?
Bei mehreren Lagern verbirgt ein lokaler Fehlbestand oft einen Überschuss anderswo. Vor einer Bestellung beim Lieferanten muss man deshalb den Bestand des ganzen Unternehmens betrachten. Numezis vergleicht die Bestände jedes Standorts mit ihren Schwellen und schlägt zuerst einen internen Ausgleich vor, wenn dieser schneller und günstiger ist als ein Einkauf.
Umgekehrt zeigt sich ein Überbestand im Umschlag: Ein Artikel, der sich seit zwölf Monaten nicht bewegt, bindet Liquidität und riskiert beim Abschluss eine Wertberichtigung nach Art. 960c OR. Der Ladenhüter-Bericht pro Lager zeigt den gebundenen Wert und die betroffenen Artikel, damit Sie über eine Aktion, eine Rücksendung an den Lieferanten oder die Zusammenlegung an einem Standort entscheiden können. Der Agent kann diese Liste jedes Quartal vorbereiten und Ihnen vorlegen, ohne dass Sie danach fragen.
Wie verbindet man die Lager mit der Schweizer Buchhaltung?
Jede Lagerbewegung ist auch ein buchhalterischer Vorgang. Ein Eingang erhöht das Lagerkonto, eine Lieferung vermindert es und speist den Warenaufwand, eine Inventurdifferenz läuft über ein Differenzkonto. Nach Art. 957a OR müssen diese Vorgänge vollständig erfasst und durch Belege nachgewiesen werden.
In einer klassischen Mehrlagerverwaltung lebt das Lager in einem Programm und die Buchhaltung in einem anderen, verbunden durch einen monatlichen Export. In dieser Lücke entstehen die Differenzen. Numezis schliesst die Lücke: Jeder Eingang, jede Umlagerung und jede Lieferung erzeugt ihre Buchung im Moment der Bewegung, mit Verweis auf Lieferschein oder Wareneingang. Sie können den Lagerwert pro Lager verfolgen, mit analytischen Dimensionen sogar pro Profitcenter, und Ihr Treuhänder sieht dieselben Zahlen wie Ihre Lageristen.