Der Leitfaden
Ratgeber zur Chargen- und Seriennummernverfolgung
Ob vom Gesetz, von Kunden oder schlicht aus Vorsicht verlangt: Die Rückverfolgbarkeit schützt Ihr KMU an dem Tag, an dem ein Produkt Probleme macht. So wählen Sie zwischen Charge und Seriennummer, steuern Verfallsdaten und bereiten einen Rückruf vor, bevor Sie ihn brauchen.
Chargenverfolgung und Seriennummern: Was ist der Unterschied?
Eine Charge fasst Einheiten zusammen, die gemeinsam und unter gleichen Bedingungen hergestellt oder geliefert wurden: eine Charge Klebstoff, eine Palette Mehl, ein Los Farbe. Sie wird über die Menge verfolgt, und alle Einheiten einer Charge teilen Herkunft und Verfallsdatum. Eine Seriennummer dagegen bezeichnet ein einzelnes Stück: eine Maschine, ein Gerät, ein Elektrowerkzeug.
Die Wahl hängt von Risiko und Wert ab. Verbrauchsmaterial und verderbliche Produkte werden über Chargen verfolgt; langlebige, garantierte oder reparierte Güter über Seriennummern. Dasselbe KMU braucht oft beides. In Numezis wird die Verfolgungsart pro Artikel gewählt: keine, Charge, Charge mit Verfallsdatum oder Seriennummer. Eingänge, Kommissionierung, Umlagerungen und Inventur passen sich automatisch an, ohne separate Maske für verfolgte Artikel.
Ist die Rückverfolgbarkeit für Schweizer KMU Pflicht?
In manchen Branchen ja. Das Schweizer Lebensmittelrecht verlangt, dass ein Betrieb angeben kann, von wem er seine Produkte erhalten und an wen er sie geliefert hat, je eine Stufe vor- und nachgelagert. Medizinprodukte, Chemikalien und Kosmetika haben eigene Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Rückruf. Industriekunden schliesslich schreiben die Rückverfolgbarkeit oft in ihre Einkaufsbedingungen.
Auch ohne Pflicht senkt die Rückverfolgbarkeit die Kosten eines Vorfalls: Ohne sie zwingt ein vom Lieferanten gemeldeter Mangel dazu, die gesamte Produktion eines Zeitraums zurückzurufen; mit ihr werden nur die Kunden kontaktiert, welche die betroffene Charge erhalten haben. Sie unterstützt zudem den Kundendienst, die Garantieverwaltung über Seriennummern und den Schutz vor missbräuchlichen Retouren. Klären Sie die genauen Anforderungen Ihrer Branche mit Ihrem Branchenverband.
Wie funktioniert die FEFO-Methode im Lager?
FEFO steht für first expired, first out, also zuerst verfallen, zuerst raus. Im Gegensatz zu FIFO, das zuerst auslagert, was zuerst eingegangen ist, lagert FEFO zuerst aus, was zuerst verfällt, auch wenn diese Charge später kam. Es ist die Grundregel für Lebensmittel, Kosmetik, Chemikalien, Klebstoffe und alles mit begrenzter Haltbarkeit.
Damit FEFO funktioniert, braucht es drei Dinge: ein beim Eingang erfasstes Verfallsdatum pro Charge, eine Rüstliste, welche die richtige Charge und ihren Lagerplatz vorschlägt, und eine Kontrolle beim Scan. Numezis vereint alle drei. Chargen kurz vor ihrem Datum werden je nach Einstellung nach 30, 60 oder 90 Tagen gemeldet, mit der Menge, die beim aktuellen Absatz unverkauft zu bleiben droht. So können Sie eine Verkaufsaktion oder eine Rücksendung an den Lieferanten auslösen, solange noch Zeit ist.
Wie organisiert man einen Produktrückruf schnell?
Ein wirksamer Rückruf wird vor dem Vorfall vorbereitet. Sie müssen in wenigen Minuten vier Fragen beantworten können: Welche Chargen sind betroffen, wie viele Einheiten sind noch an Lager und wo, welche Kunden wurden mit welchen Mengen an welchen Daten beliefert, und wie erreicht man sie?
In Numezis beginnt die Suche bei der Charge. Der Restbestand wird in einem Schritt in allen Lagern gesperrt, was jede weitere Lieferung verhindert. Die Liste der belieferten Kunden kommt mit Lieferscheinen, Rechnungen und Kontakten. Der Agent kann für jeden Kunden ein persönliches Rückrufschreiben auf Deutsch, Französisch oder Italienisch entwerfen, das Sie vor dem Versand prüfen. Die danach eintreffenden Retouren werden der ursprünglichen Charge zugeordnet und durchlaufen die Qualitätskontrolle. Der ganze Vorgang bleibt dokumentiert, was den Austausch mit Lieferant, Versicherung und kantonalen Behörden erleichtert.
Wie verfolgt man Seriennummern für den Kundendienst?
Bei einem Gerät oder einer Maschine ist die Seriennummer der Schlüssel zum ganzen Kundendienst: Verkaufsdatum, Kunde, Garantiedauer, frühere Reparaturen, ersetzte Teile. Ohne Verfolgung ab dem Eingang müssen diese Informationen aus Rechnungen und Erinnerungen zusammengesucht werden, und über die Garantie wird diskutiert statt geprüft.
In Numezis wird die Seriennummer beim Eingang erfasst oder gescannt, danach bei der Lieferung: Sie ist damit dem Kunden, der Rechnung und dem Verkaufsdatum zugeordnet. Kommt das Gerät zurück, findet die Kundenretoure seinen Datensatz, zeigt, ob die Garantie noch läuft, und hängt die Reparatur an dieselbe Nummer. Eine Nummer kann nur einmal an Lager sein, was Duplikate und Tippfehler ausschliesst. Ihre Techniker finden die vollständige Geschichte eines Stücks, indem sie einfach den Agenten fragen.