Der Leitfaden
Ratgeber zur Inventur in der Schweiz
Die Inventur ist gesetzliche Pflicht, Grundlage des Lagerwerts in der Bilanz und ein Moment der Wahrheit für die Lagerorganisation. Dieser Ratgeber erklärt, was das Obligationenrecht verlangt, wie Sie die Zählung organisieren und wie Sie Differenzen so behandeln, dass die Revision sie akzeptiert.
Ist eine Inventur in der Schweiz Pflicht?
Ja, in der einen oder anderen Form. Art. 958c Abs. 2 OR verlangt, dass der Bestand jeder Bilanzposition durch ein Inventar oder auf andere Art nachgewiesen wird. Für Handelswaren, Rohstoffe oder Fertigprodukte ist der übliche Nachweis die Inventarliste per Bilanzstichtag: Artikel, Mengen, Einzelpreise und Gesamtwert. Sie wird zehn Jahre mit den übrigen Geschäftsbüchern aufbewahrt (Art. 958f OR).
Das Gesetz verlangt nicht, das ganze Lager am 31. Dezember zu zählen. Ein Unternehmen mit verlässlicher permanenter Inventur kann die Zählungen über das Jahr verteilen, sofern jeder Artikel mindestens einmal pro Geschäftsjahr gezählt und Differenzen korrigiert werden. Die Revisionsstelle, sofern vorhanden, nimmt oft an einer Zählung teil und prüft die Methode. Ihr Treuhänder sagt Ihnen, welcher Ansatz zur Grösse und zum Risiko Ihres Lagers passt.
Wie bereitet man eine Jahresinventur vor?
Eine gute Jahresinventur wird drei bis vier Wochen im Voraus vorbereitet. Legen Sie Stichtag und Uhrzeit fest, meist nach der letzten Lieferung am 31. Dezember oder am ersten Arbeitstag im Januar. Räumen Sie die Lagerplätze auf, fassen Sie verstreute Artikel zusammen, trennen Sie Fremd- und Konsignationsware und etikettieren Sie, was keine Etikette hat.
Verteilen Sie dann die Zonen auf Zweierteams, bereiten Sie Zähllisten pro Lagerplatz vor und legen Sie fest, wer nachzählt und wer freigibt. Am Stichtag frieren Sie die Bewegungen der gezählten Zone ein und behandeln späte Eingänge und Lieferungen separat, damit sie auf der richtigen Seite des Stichtags landen. In Numezis bündelt die Inventurkampagne dies alles: Umfang, Teams, Listen, Fortschritt live, Nachzählungen und Freigaben, danach die bewertete Liste und die Korrekturbuchung am Ende des Tages.
Rollierende Inventur: Wie zählt man das ganze Jahr?
Bei der rollierenden Inventur wird ein Teil des Lagers in regelmässigen Abständen gezählt statt alles auf einmal. Die gängigste Methode ist die ABC-Klassierung: A-Artikel, die den Grossteil des Werts ausmachen, werden monatlich oder quartalsweise gezählt, B-Artikel zweimal im Jahr, C-Artikel einmal im Jahr.
Dieser Ansatz hat drei Vorteile. Das Lager schliesst nie einen ganzen Tag, Differenzen werden wenige Wochen nach ihrer Ursache entdeckt statt elf Monate später, und die Jahresinventur schrumpft zur Kontrolle. Er setzt eine verlässliche permanente Inventur voraus, die Numezis liefert, indem jede Bewegung im Moment ihres Entstehens erfasst wird. Die rollierenden Zählpläne entstehen automatisch nach der Klasse jedes Artikels, und der Agent meldet Ihnen, welche Artikel im Geschäftsjahr noch nicht gezählt wurden.
Wie werden Inventurdifferenzen verbucht?
Eine Inventurdifferenz ist der Unterschied zwischen gezählter und Sollmenge. Bevor man sie korrigiert, muss man sie erklären: Zählfehler, falsch erfasster Eingang oder falsch erfasste Lieferung, nicht gemeldeter Bruch, Diebstahl, Fehler bei der Masseinheit. Eine Nachzählung durch eine andere Person beseitigt die meisten Zählfehler.
Die bestätigte Differenz wird dann zu den Kosten des Artikels nach der gewählten Bewertungsmethode bewertet und verbucht. Bei permanenter Inventur läuft die Korrektur über das Lagerkonto (Klasse 1, zum Beispiel 1200) gegen ein Konto für Inventurdifferenzen im Warenaufwand. Numezis erzeugt diese Buchung mit der Freigabe automatisch, mit Zählliste und Begründung als Beleg. Wiederkehrende Differenzen beim selben Artikel oder Lagerplatz werden gemeldet, denn sie deuten meist auf ein Prozessproblem hin und nicht auf Zufall.
Was muss eine korrekte Inventarliste enthalten?
Eine korrekte Inventarliste nennt den Stichtag, das Unternehmen und für jeden Artikel: Bezeichnung, Nummer, Lagerplatz oder Lager, Menge, Einheit, angewandten Einzelpreis und Gesamtwert. Für chargen- oder seriengeführte Artikel ist die Aufteilung nach Charge nützlich, besonders wenn eine Wertberichtigung eine bald ablaufende Charge betrifft.
Die Liste muss auch zeigen, wie der Wert zustande kam: Bewertungsmethode, Wertberichtigungen nach Art. 960c OR für Artikel mit Marktwert unter den Kosten und eine allfällige steuerlich akzeptierte Pauschalreserve. Sie wird von den Verantwortlichen unterzeichnet und zehn Jahre aufbewahrt. Numezis erzeugt diese Liste als PDF aus den freigegebenen Lagerdaten, mit einer Zusammenfassung pro Kategorie und Lager und der Abstimmung mit dem Saldo des Lagerkontos.