Comment rembourser un employé qui utilise sa voiture privée pour le travail ?

La règle de base est liée à l’accord avec l’employeur. Si, d’entente avec l’employeur, le travailleur utilise pour son travail son propre véhicule à moteur, il a droit au remboursement des frais courants d’usage et d’entretien. Ce remboursement n’est dû que dans la mesure où le véhicule sert à l’exécution du travail. En pratique, cela signifie qu’il faut d’abord vérifier qu’il y a bien une utilisation convenue pour le travail, puis limiter le remboursement à la part effectivement liée à cette exécution du travail, sans l’étendre automatiquement à tout usage du véhicule.^[1]

Lorsque le travailleur fournit lui-même le véhicule à moteur d’entente avec l’employeur, son droit va plus loin. En plus des frais courants d’usage et d’entretien, il a droit au paiement des impôts sur le véhicule et des primes d’assurance contre la responsabilité civile, ainsi qu’à une indemnité d’usure équitable, toujours dans la mesure où le véhicule sert à l’exécution du travail. Avant de rembourser, il faut donc contrôler deux points distincts: d’une part, que le véhicule est bien fourni d’entente avec l’employeur; d’autre part, que chaque poste remboursé correspond à l’usage du véhicule pour l’exécution du travail.^[1]

• Vérifier qu’il existe une entente avec l’employeur sur l’utilisation de la voiture privée pour le travail.
• Rembourser les frais courants d’usage et d’entretien, dans la mesure où le véhicule sert à l’exécution du travail.
• Si le véhicule est fourni d’entente avec l’employeur, ajouter les impôts sur le véhicule, les primes d’assurance contre la responsabilité civile et une indemnité d’usure équitable.
• Contrôler pour chaque poste que le remboursement reste limité à la mesure où le véhicule sert à l’exécution du travail.

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Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.^[1]