Der Leitfaden
Leitfaden zur Revision für KMU
Eingeschränkte oder ordentliche Revision, vorzubereitende Unterlagen, Aufbewahrung, Rolle der Revisionsstelle: Dieser Leitfaden erklärt, was das Schweizer Recht verlangt und wie Sie eine Revision vorbereiten, ohne das ganze Team wochenlang zu binden.
Revision KMU: eingeschränkt oder ordentlich?
Nach Art. 727 OR unterliegt eine Gesellschaft der ordentlichen Revision, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei folgenden Grössen überschreitet: Bilanzsumme von 20 Millionen Franken, Umsatzerlös von 40 Millionen Franken, 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt. Kotierte Gesellschaften und solche mit Pflicht zur Konzernrechnung unterliegen ihr ebenfalls.
Die übrigen Gesellschaften werden eingeschränkt geprüft, mit Befragungen, analytischen Prüfungshandlungen und angemessenen Detailprüfungen. Mit Zustimmung sämtlicher Gesellschafter kann eine Gesellschaft mit höchstens zehn Vollzeitstellen darauf verzichten, das sogenannte Opting-out. In jedem Fall muss die Buchführung ordnungsgemäss und belegbar bleiben.
Revision vorbereiten: Welche Unterlagen braucht die Revisionsstelle?
Die Revisionsstelle erwartet die Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang, Saldenliste und Hauptbuch, Bankabstimmungen per Bilanzstichtag, Inventar und Bewertung, Anlagenspiegel mit Abschreibungen, begründete Rückstellungen und Abgrenzungen, die MWST-Abrechnungen mit Umsatzabstimmung sowie die Lohnmeldungen an AHV und BVG.
Teuer ist nicht das Erstellen dieser Unterlagen, sondern das Finden der Belege dahinter. In Numezis ist jede Buchung mit ihrem Beleg verknüpft, jede Kontrolle hinterlässt eine Spur, und die Revisionsstelle erhält Lesezugriff auf das Geschäftsjahr. Sie sieht direkt ein, statt auf Ordner und Exporte zu warten.
Jahresabschluss: die Schritte eines sauberen Abschlusses
Ein sauberer Abschluss folgt einer Reihenfolge: Bankkonten abstimmen und Zwischenkonten ausgleichen; MWST-Abstimmung prüfen; Abgrenzungen von Aufwand und Ertrag buchen; Abschreibungen und Rückstellungen erfassen; Fremdwährungspositionen bewerten; das Lager inventarisieren und bewerten; zuletzt Jahresrechnung und Anhang nach Art. 959 bis 959c OR erstellen und die Periode sperren.
Numezis macht daraus einen geführten Abschluss, mit Vorabprüfungen, die den Abschluss blockieren, solange eine Abstimmung fehlt. Der Agent bereitet wiederkehrende Buchungen wie Abschreibungen oder Abgrenzungen vor, und jede wartet auf eine Freigabe. Das Ergebnis ist ein gesperrtes, konsistentes und dokumentiertes Geschäftsjahr, bereit für die Revisionsstelle.
Wie lange müssen Buchungsbelege in der Schweiz aufbewahrt werden?
Art. 958f OR verlangt, Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren. Art. 70 MWSTG sieht dieselbe Dauer für MWST-relevante Unterlagen vor, und zwanzig Jahre für bestimmte Unterlagen zu Immobilien. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn sie die GeBüV erfüllt: Integrität, Echtheit und jederzeitige Verfügbarkeit.
Numezis bewahrt Belege zehn Jahre in der Schweiz auf und verweigert jedes Löschen vor Fristablauf, selbst durch eine Administratorin; im Zweifel bleibt also gesperrt. Das per Hash verkettete Hauptbuch erlaubt zudem den Nachweis, dass keine Buchung seit ihrer Erfassung verändert wurde.
So geben Sie der Revisionsstelle sicheren Zugriff
Exporte per E-Mail zu senden oder ein Administratorkennwort zu teilen, schafft zwei Probleme: Daten zirkulieren unkontrolliert, und die Revisionsstelle sieht nur eine Momentaufnahme. Ein eigener Zugriff löst beides.
In Numezis gibt die Rolle Revisionsstelle Lesezugriff auf das betroffene Jahr: Buchungen, Belege, Kontrollergebnisse, Verlauf und Berichte. Das Unternehmen erteilt und entzieht den Zugriff, jede Einsicht wird protokolliert. Die Revisionsstelle kann Fragen direkt an eine Buchung stellen, das Team antwortet am selben Ort, und der Agent kann Antworten entwerfen, indem er die Belege sucht. Die Revision wird zum strukturierten Austausch statt zum Hin und Her von Dateien, und die Unabhängigkeit der Revisionsstelle bleibt gewahrt, da sie nichts ändern kann.